Деректердің үлкен көлемі болған кезде, олар жұмыс кітабында дұрыс сұрыпталмаған болса, бұл өте қиын болуы мүмкін. Өнімді болу және электрондық кестелерді басқаруды жеңілдету үшін Excel бағдарламасында деректерді сұрыптаудың әртүрлі әдістерін үйреніңіз.
Осы мақаладағы нұсқаулар Excel 2019, 2016, 2013, 2010 нұсқаларына қолданылады; Microsoft 365 жүйесіне арналған Excel, Excel Online және Mac жүйесіне арналған Excel.
Сұрыпталатын деректерді таңдау
Деректерді сұрыптаудан бұрын Excel сұрыпталатын нақты ауқымды білуі керек. Деректер мына шарттарға сай болса, Excel қатысты деректер аймақтарын таңдайды:
- Байланысты деректер аймағында бос жолдар немесе бағандар жоқ.
- Бос жолдар мен бағандар қатысты деректер аймақтарының арасында.
Excel деректер аймағында өріс атауларының бар-жоғын анықтайды және жолды сұрыпталатын жазбалардан алып тастайды. Excel бағдарламасына сұрыпталатын ауқымды таңдауға рұқсат беру қауіпті болуы мүмкін, әсіресе тексеру қиын деректердің үлкен көлемімен.
Дұрыс деректер таңдалғанына көз жеткізу үшін сұрыптауды бастамас бұрын ауқымды бөлектеңіз. Егер бірдей ауқым қайта-қайта сұрыпталса, ең жақсы әдіс - оған атау беру.
Сұрыптау кілті және Excel бағдарламасындағы сұрыптау реті
Сұрыптау сұрыптау кілті мен сұрыптау ретін пайдалануды қажет етеді. Сұрыптау кілті сұрыптағыңыз келетін бағандағы немесе бағандардағы деректер болып табылады және баған тақырыбы немесе өріс аты арқылы анықталады. Төмендегі суретте ықтимал сұрыптау кілттері: студенттің идентификаторы, аты, жасы, бағдарламасы және басталған айы.
Деректерді жылдам сұрыптау
Жылдам сұрыптау үшін сұрыптау пернесі бар бағандағы бір ұяшықты таңдаңыз. Содан кейін деректерді сұрыптау әдісін таңдаңыз. Міне:
- Сұрыптау кілті бар бағандағы ұяшықты таңдаңыз.
- Басты бет таңдаңыз.
- Сұрыптау опцияларының ашылмалы мәзірін ашу үшін Сұрыптау және сүзу таңдаңыз.
- Деректерді қалай сұрыптағыңыз келетінін таңдаңыз. Өсу немесе кему ретін таңдаңыз.
Сұрыптау және сүзгі пайдалану кезінде ашылмалы тізімдегі сұрыптау реті опциялары таңдалған ауқымдағы деректер түріне байланысты өзгереді. Мәтіндік деректер үшін опциялар А-ға сұрыптау және Z-дан A-ға сұрыптау болып табылады. Сандық деректер үшін опциялар «Кішіден үлкенге сұрыптау» және «Үлкеннен кішіге сұрыптау» болып табылады.
Excel бағдарламасында бірнеше деректер бағандарын сұрыптау
Деректердің бір бағанына негізделген жылдам сұрыптауды орындаумен қатар, Excel бағдарламасының реттелетін сұрыптау мүмкіндігі бірнеше сұрыптау пернелерін анықтау арқылы бірнеше бағандар бойынша сұрыптауға мүмкіндік береді. Көп бағанды сұрыптауларда сұрыптау пернелері Сұрыптау тілқатысу терезесіндегі баған тақырыптарын таңдау арқылы анықталады.
Жылдам сұрыптау сияқты, сұрыптау пернелері сұрыптау кілті бар кестедегі баған тақырыптарын немесе өріс атауларын анықтау арқылы анықталады.
Бірнеше баған бойынша сұрыптау мысалы
Төмендегі мысалда A2 - E12 ауқымындағы деректер деректердің екі бағанында сұрыпталған. Деректер алдымен аты бойынша, содан кейін жасы бойынша сұрыпталады.
Деректердің бірнеше бағандарын сұрыптау үшін:
- Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз. Бұл мысалда A2 - E12 ұяшықтары таңдалған.
- Басты бет таңдаңыз.
- Ашылмалы тізімді ашу үшін Сұрыптау және сүзу таңдаңыз.
- Сұрыптау диалогтық терезесін ашу үшін Таңдамалы сұрыптау таңдаңыз.
- Менің деректерімде тақырыптар бар жанындағы белгіні қойыңыз.
- Баған тақырыбының астындағы Сұрыптау төмен көрсеткіні таңдап, алдымен деректерді сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Аты таңдаңыз. Атау бағаны бойынша.
- Сұрыптау тақырыбының астындағы параметрді Ұяшық мәндері ретінде қалдырыңыз. Сұрыптау кестедегі нақты деректерге негізделген.
- Тапсырыс тақырыбының астынан төмен көрсеткіні таңдап, Атау деректерін кему ретімен сұрыптау үшін Z-A таңдаңыз.
- Екінші сұрыптау опциясын қосу үшін Деңгейдіқосу таңдаңыз.
- Баған тақырыбының астындағы Сосын төмен көрсеткіні таңдаңыз және қайталанатын атаулары бар жазбаларды Жас бағанасы бойынша сұрыптау үшін Жасы таңдаңыз.
- Тапсырыс тақырыбының астынан Жас деректерін кему ретімен сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Үлкеннен ең кішіге таңдаңыз.
- Диалогтық терезені жабу және деректерді сұрыптау үшін OK таңдаңыз.
Төмендегі мысалда көрсетілген екінші сұрыптау кілтін анықтау нәтижесінде Атау өрісі үшін бірдей мәндері бар екі жазба Жас өрісі арқылы кему ретімен сұрыпталады. Бұл студент Уилсон Дж., 21 жаста, Уилсон П. рекордынан бұрын болған, 19 жаста.
Бірінші жол: баған тақырыптары немесе деректер
Жоғарыдағы мысалда сұрыптау үшін таңдалған деректер ауқымы деректердің бірінші жолының үстіндегі баған тақырыптарын қамтиды. Бұл жолда келесі жолдардағы деректерден басқа деректер бар. Excel бірінші жолдың баған тақырыптарын қамтитынын анықтады және оларды қосу үшін Сұрыптау диалогтық терезесіндегі қолжетімді опцияларды реттеді.
Excel жолда баған тақырыптарының бар-жоғын анықтау үшін пішімдеуді пайдаланады. Жоғарыдағы мысалда баған тақырыптары қалған жолдардағы деректерден басқа қаріп болып табылады.
Егер бірінші жолда тақырыптар болмаса, Excel бағдарламасы Сұрыптау тілқатысу терезесінің Баған опциясында таңдаулар ретінде баған әрпін (D баған немесе E бағаны) пайдаланады.
Excel бұл айырмашылықты бірінші жолдың тақырып жолы екенін анықтау үшін пайдаланады. Excel қателессе, Сұрыптау тілқатысу терезесінде осы автоматты таңдауды қайта анықтайтын Менің деректерімде тақырыптар бар құсбелгі бар.
Деректерді Excel бағдарламасында күні немесе уақыты бойынша сұрыптау
Мәтіндік деректерді алфавит бойынша немесе сандарды үлкеннен кішіге қарай сұрыптаумен қатар, Excel сұрыптау опциялары сұрыптау күн мәндерін қамтиды. Күндер үшін қолжетімді сұрыптау тапсырыстары мыналарды қамтиды:
- Өсу реті: ең ескіден ең жаңаға.
- Кему реті: ең жаңадан ең ескіге.
Жылдам сұрыптау және сұрыптау диалогтық терезесі
Сандық деректер ретінде пішімделген күндер мен уақыттар, мысалы, жоғарыдағы мысалдағы Қарызға алынған күн, бір баған бойынша сұрыптау үшін жылдам сұрыптау әдісін пайдаланыңыз. Күндердің немесе уақыттың бірнеше бағандары бар сұрыптау үшін Сұрыптау тілқатысу терезесін санның немесе мәтін деректерінің бірнеше бағандарын сұрыптау сияқты пайдаланыңыз.
Күні бойынша сұрыптау мысалы
Күні бойынша өсу ретімен ең ескіден ең жаңасына қарай жылдам сұрыптауды орындау үшін:
- Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз. Жоғарыдағы мысалды орындау үшін G2-K7 ұяшықтарын бөлектеңіз.
- Басты бет таңдаңыз.
- Ашылмалы тізімді ашу үшін Сұрыптау және сүзу таңдаңыз.
- Сұрыптау диалогтық терезесін ашу үшін Таңдамалы сұрыптау таңдаңыз.
- Баған тақырыбының астындағы Сұрыптау бойынша төмен көрсеткіні таңдап, алдымен деректерді қарызға алынған күн бойынша сұрыптау үшін Қарызға алынған таңдаңыз.
- Сұрыптау тақырыбының астынан Ұяшық мәндері таңдаңыз. Сұрыптау кестедегі нақты деректерге негізделген.
- Сұрыптау реті тақырыбының астынан ашылмалы тізімнен Ескіден жаңаға таңдаңыз.
- Диалогтық терезені жабу және деректерді сұрыптау үшін диалогтық терезеде OK таңдаңыз.
Егер күні бойынша сұрыптау нәтижелері күтілгендей болмаса, сұрыптау кілті бар бағандағы деректер сандар ретінде емес, мәтіндік деректер ретінде сақталған күндерді немесе уақыттарды қамтуы мүмкін (күндер мен уақыттар жай пішімделген сандық деректер болып табылады)).
Аралас деректер және жылдам сұрыптау
Жылдам сұрыптау әдісін пайдаланған кезде, мәтін және сан деректері бар жазбалар араласса, Excel мәтіндік деректері бар жазбаларды сұрыпталған тізімнің төменгі жағына қою арқылы нөмір мен мәтіндік деректерді бөлек сұрыптайды.
Excel сұрыптау нәтижелеріне баған тақырыптарын да қамтуы мүмкін, оларды деректер кестесінің өріс атаулары ретінде емес, мәтіндік деректердің басқа жолы ретінде түсіндіреді.
Сұрыптау мүмкіндігі туралы ескерту
Сұрыптау тілқатысу терезесі тіпті бір бағандағы сұрыптаулар үшін пайдаланылса, Excel мәтін ретінде сақталған деректермен кездескенін ескертетін хабарды көрсетуі мүмкін және сізге мыналарды таңдау мүмкіндігін береді:
- Санға ұқсайтын кез келген нәрсені сан ретінде сұрыптаңыз.
- Мәтін ретінде сақталған сандар мен сандарды бөлек сұрыптаңыз.
Бірінші опцияны таңдасаңыз, Excel мәтіндік деректерді сұрыптау нәтижелерінің дұрыс орнына орналастыруға әрекет жасайды. Екінші опцияны таңдасаңыз, Excel бағдарламасы мәтіндік деректері бар жазбаларды жылдам сұрыптау сияқты сұрыптау нәтижелерінің төменгі жағына орналастырады.
Деректерді Excel бағдарламасында апта күндері немесе айлар бойынша сұрыптау
Сонымен қатар Excel бағдарламасы толтыру дескрипторын пайдаланып жұмыс парағына күндер немесе айлар қосу үшін пайдаланатын бірдей кірістірілген реттелетін тізім арқылы деректерді апта күндері немесе жыл айлары бойынша сұрыптауға болады. Бұл тізімдер әліпби ретімен емес, күндер немесе айлар бойынша хронологиялық тәртіпте сұрыптауға мүмкіндік береді.
Басқа сұрыптау опциялары сияқты, реттелетін тізім бойынша сұрыптау мәндерін өсу бойынша (жексенбіден сенбіге немесе қаңтардан желтоқсанға дейін) немесе кему ретімен (сенбіден жексенбіге немесе желтоқсаннан қаңтарға дейін) көрсетуге болады.
Жоғарыдағы суретте A2 мен E12 аралығындағы деректер үлгісін жылдың айлары бойынша сұрыптау үшін келесі қадамдар орындалды:
- Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз.
- Басты бет таңдаңыз.
- Ашылмалы тізімді ашу үшін Сұрыптау және сүзу таңдаңыз.
- Сұрыптау диалогтық терезесін ашу үшін Таңдамалы сұрыптау таңдаңыз.
- Баған тақырыбының астынан деректерді жыл айлары бойынша сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Айдың басы таңдаңыз.
- Сұрыптау тақырыбының астынан Ұяшық мәндері таңдаңыз. Сұрыптау кестедегі нақты деректерге негізделген.
- Тапсырыс тақырыбының астындағы ашылмалы мәзірді ашу үшін әдепкі А-дан Я-ға дейінгі опцияның жанындағы төмен көрсеткіні таңдаңыз.
- Таңдаулы тізімдер диалогтық терезесін ашу үшін Таңдамалы тізім таңдаңыз.
- Диалогтық терезенің сол жағындағы терезеде Қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір таңдаңыз.
- Таңдауды растау және Сұрыптау диалогтық терезесіне оралу үшін OK таңдаңыз.
- Таңдалған тізім (қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір) «Тапсырыс» тақырыбының астында көрсетіледі.
- Диалогтық терезені жабу және деректерді жылдың айлары бойынша сұрыптау үшін OK таңдаңыз.
Әдепкі бойынша теңшелетін тізімдер Теңшелетін тізімдер тілқатысу терезесінде тек өсу ретімен көрсетіледі. Қажетті тізімді таңдағаннан кейін, олар Сұрыптау тілқатысу терезесіндегі Тапсырыс тақырыбының астында көрсетілетіндей етіп реттелетін тізім арқылы деректерді кему ретімен сұрыптау үшін:
- Ашылмалы мәзірді ашу үшін Қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір сияқты көрсетілген тізімнің жанындағы төмен көрсеткіні таңдаңыз.
- Мәзірде кему ретімен көрсетілетін реттелетін тізім опциясын таңдаңыз, мысалы желтоқсан, қараша, қазан, қыркүйек.
- Деректерді пайдаланушы тізімі арқылы кему ретімен сұрыптау үшін OK түймесін басыңыз.
Excel бағдарламасындағы бағандардың ретін өзгерту үшін жолдар бойынша сұрыптау
Алдыңғы сұрыптау опцияларында көрсетілгендей, деректер әдетте баған тақырыптары немесе өріс атаулары арқылы сұрыпталады. Нәтиже - деректердің барлық жолдарының немесе жазбаларының ретін өзгерту. Excel бағдарламасында азырақ белгілі, сондықтан аз қолданылатын сұрыптау опциясы - жол бойынша сұрыптау, бұл жұмыс парағындағы бағандардың ретін солдан оңға қарай қайта реттеуге әсер етеді.
Жол бойынша сұрыптаудың бір себебі - деректердің әртүрлі кестелері арасындағы баған ретін сәйкестендіру. Бағандар солдан оңға қарай бірдей ретпен болса, жазбаларды салыстыру немесе деректерді кестелер арасында көшіру және жылжыту оңайырақ.
Баған тәртібін теңшеу
Бірақ мәндердің өсу және кему реті бойынша сұрыптау опцияларының шектеулеріне байланысты бағандарды дұрыс ретпен алу өте сирек. Әдетте, реттелетін сұрыптау ретін пайдалану қажет және Excel ұяшық немесе қаріп түсі немесе шартты пішімдеу белгішелері бойынша сұрыптау опцияларын қамтиды.
Excel бағдарламасына бағандардың ретін айтудың ең оңай жолы - солдан оңға қарай бағандардың ретін көрсететін сандарды қамтитын деректер кестесінің үстіне немесе астына жол қосу. Жолдар бойынша сұрыптау бағандарды сандарды қамтитын жол бойынша ең кішіден үлкенге дейін сұрыптау сияқты қарапайым мәселеге айналады.
Сұрыптау аяқталғаннан кейін қосылған сандар қатарын оңай жоюға болады.
Жолдар бойынша сұрыптау мысалы
Excel сұрыптау опцияларында осы серия үшін пайдаланылатын деректер үлгісінде Студент идентификаторы бағаны әрқашан алдымен сол жақта, одан кейін Аты, содан кейін Жасы болады.
Бұл жағдайда, жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, бағандардың ретін өзгерту үшін жұмыс парағын дайындау үшін бағандарға сандар қосылды, осылайша Бағдарлама бағаны алдымен сол жақта, одан кейін Айдың басы, Аты, Жасы, және студенттік ID.
Баған ретін өзгерту жолы:
- Өріс атаулары бар жолдың үстіне бос жолды енгізіңіз.
- Осы жаңа жолға A бағанынан бастап солдан оңға қарай келесі сандарды енгізіңіз: 5, 3, 4, 1, 2.
- Сұрыпталатын ауқымды бөлектеңіз. Бұл мысалда A2 мен E13 арасын бөлектеңіз.
- Басты бет таңдаңыз.
- Ашылмалы тізімді ашу үшін Сұрыптау және сүзу таңдаңыз.
- Сұрыптау диалогтық терезесін ашу үшін Таңдамалы сұрыптау таңдаңыз.
- Сұрыптау опциялары диалогтық терезесін ашу үшін Параметрлер таңдаңыз.
- Бағдар бөлімінде жұмыс парағындағы бағандардың ретін солдан оңға қарай сұрыптау үшін Сұрыптау солдан оңға таңдаңыз.
- Сұрыптау опциялары диалогтық терезесін жабу үшін OK таңдаңыз.
- Бағдар өзгертуімен Сұрыптау диалогтық терезесіндегі Баған тақырыбы Жолға өзгереді.
- Төмен сұрыптау көрсеткіні және 2-жол таңдаңыз. Бұл реттелетін сандарды қамтитын жол.
- Сұрыптау тақырыбының астынан Ұяшық мәндері тармағын таңдаңыз.
- Тапсырыс тақырыбының астынан 2-жолдағы сандарды өсу ретімен сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Ең кішіден ең үлкенге таңдаңыз.
- Диалогтық терезені жабу және бағандарды 2-жолдағы сандар бойынша солдан оңға қарай сұрыптау үшін OK таңдаңыз.
- Бағандардың реті Бағдарламадан басталып, одан кейін Айдың басталуы, аты, жасы және студенттің идентификаторы көрсетіледі.
Бағандардың ретін өзгерту үшін Excel бағдарламасының реттелетін сұрыптау опцияларын пайдаланыңыз
Теңшелетін сұрыптаулар Excel бағдарламасындағы Сұрыптау тілқатысу терезесінде қолжетімді болғанымен, жұмыс парағындағы бағандардың ретін өзгерту кезінде бұл опцияларды пайдалану оңай емес. Сұрыптау тілқатысу терезесінде қол жетімді теңшелетін сұрыптау тәртібін жасау опциялары деректерді ұяшық түсі, қаріп түсі және белгішесі бойынша сұрыптау болып табылады.
Әр бағанға әр түрлі қаріп немесе ұяшық түстері сияқты бірегей пішімдеу бұрыннан қолданылмаған болса, бұл пішімдеуді әр бағанның ретін өзгерту үшін бір жолдағы жеке ұяшықтарға қосу керек.
Мысалы, бағандардың ретін өзгерту үшін қаріп түсін пайдалану үшін:
- Әр өріс атауын таңдап, әрқайсысы үшін қаріп түсін өзгертіңіз. Мысалы, Бағдарламаны қызылға, Айдың басталуын жасылға, Атын көкке, Жасын қызғылт сарыға және Студенттік идентификаторды күлгінге өзгертіңіз.
- Сұрыптау диалогтық терезесінде Сұрыптау және 2-жол таңдаңыз.
- Тақырыптағы Сұрыптау астынан Қаріп түсі таңдаңыз.
- Тапсырыс тақырыбы астында өріс атауларының түс ретін қажетті баған ретіне сәйкестендіру үшін қолмен орнатыңыз.
- Сұрыптаудан кейін әрбір өріс атауы үшін қаріп түсін қалпына келтіріңіз.
