Электрондық кестеге деректерді бірінші рет дұрыс енгізу кейінірек проблемаларды болдырмайды және формулалар мен диаграммалар сияқты Excel құралдары мен мүмкіндіктерін пайдалануды жеңілдетеді. Бұл оқулық Excel, Google Sheets және Open Office Calc сияқты электрондық кесте бағдарламаларына деректерді енгізудің негізгі және орындалмайтын әрекеттерін қамтиды.
Осы мақаладағы нұсқаулар Excel 2019, 2016, 2013, 2010 нұсқаларына қолданылады; Mac жүйесіне арналған Excel, Microsoft 365 жүйесіне арналған Excel және Excel Online.
Excel деректер енгізуіне шолу
Excel жұмыс парақтары деректердің үлкен көлемін сақтайтын қуатты талдау құралдары болып табылады. Деректерді енгізу үшін Excel ең жақсы тәжірибелерін пайдалану арқылы деректеріңіздің дұрыс көрсетіліп, талданғанына көз жеткізіңіз.
Міне, Excel бағдарламасын пайдалану кезінде ескеру қажет ең жақсы және орындалмайтын нәрселер:
- Электрондық кестені жоспарлаңыз.
- Қатысты деректерді енгізген кезде бос жолдар мен бағандарды қалдырмаңыз.
- жиі сақтаңыз және екі жерде сақтаңыз.
- сандарды баған тақырыптары ретінде пайдаланбаңыз және деректері бар бірліктерді қоспаңыз.
- формулалардағы ұяшық сілтемелері мен атаулы ауқымдарды пайдаланыңыз.
- формулалары бар ұяшықтарды құлпы ашық қалдырмаңыз.
- Деректерді сұрыптаңыз.
Электрондық кестеңізді жоспарлаңыз
Деректерді Excel бағдарламасына енгізген кезде теруді бастамас бұрын жоспарлаған дұрыс. Жұмыс парағы қалай пайдаланылатынын, оның құрамында болатын деректер мен сол деректермен не істеу керектігін шешіңіз. Бұл шешімдер жұмыс парағының соңғы орналасуына айтарлықтай әсер етеді.
Электрондық кестені тиімдірек ету үшін қайта ұйымдастыру қажет болса, теру алдында жоспарлау уақытты үнемдейді.
Міне, Excel жұмыс кітаптарын жоспарлау кезінде ескеру қажет кейбір жайттар:
- Электрондық кестенің мақсаты қандай?
- Электрондық кестеде қанша деректер болады?
- Диаграммалар қажет пе?
- Электрондық кесте басып шығарыла ма?
Төменгі жол
Электрондық кестенің мақсаты деректердің орнын анықтайды, өйткені ең маңызды ақпарат көрінетін және оңай қол жетімді болуы керек. Деректеріңіз есептеулерді қажет етсе, есептеулер қандай формулалар мен функциялардың қажет екенін және формулаларды қайда енгізу керектігін анықтайды.
Электрондық кестеде қанша деректер болады?
Электрондық кестеде бастапқыда сақталатын деректер көлемі және оған қанша кейінірек қосылатыны жұмыс кітабына қажет жұмыс парақтарының санын анықтайды.
Міне бірнеше кеңестер:
- Деректерді тым көп таратпаңыз. Деректер бірнеше жұмыс парағында болса, нақты ақпаратты табу қиын болуы мүмкін. Сондай-ақ, бірнеше жұмыс парақтарын немесе жұмыс кітаптарын қамтитын есептеулер Excel өнімділігіне әсер етеді.
- Үлкен жұмыс парақтары үшін жиынтық ақпаратты жылдам табу үшін маңызды баған қорытындыларын жұмыс парағының төменгі жағында емес, баған тақырыптарының үстінде көрсетіңіз.
Диаграммалар қажет пе?
Деректердің барлығы немесе бір бөлігі диаграммада немесе диаграммаларда пайдаланылса, бұл ақпараттың орналасуына әсер етуі мүмкін.
Диаграммаларды пайдалану кезінде мына ең жақсы тәжірибелерді орындаңыз:
- Диаграмма түріне байланысты деректерді басқаша топтастыру қажет болуы мүмкін. Мысалы, дөңгелек диаграммалар үшін жиынтық аймақ жасаңыз.
- Үлкен электрондық кестелер үшін жұмыс парақтары деректер мен кескіндерге толып қалмауы үшін диаграммаларды бөлек беттерге жылжытыңыз.
Электрондық кесте басып шығарыла ма?
Деректерді қалай ұйымдастыру деректердің басып шығарылатынына байланысты. Барлық деректер басып шығарылады ма, әлде кейбір деректер ғана ма? Деректер портрет немесе альбомдық орналасуда басып шығарылады ма?
Жұмыс парақтарын басып шығарған кезде мына кеңестерді есте сақтаңыз:
- Егер жұмыс парағы хат өлшемді қағазда (8,5" x 11") портреттік көрініс арқылы басып шығарылса, деректердің көп бөлігін бірнеше бағандардың астындағы жолдарға орналастырыңыз. Осылайша, тақырыптар бір парақта көрінеді.
- Егер жұмыс парағы бірнеше парақта басып шығарылса, әр беттің жоғарғы жағындағы баған тақырыптарын басып шығарыңыз. Баған тақырыптары деректерге шолу жасайды және деректерді қол жетімді және оқуды жеңілдетеді.
- Деректердің бірнеше бағандары басып шығарылса, барлық тақырыптарды бір бетте сақтау үшін альбомдық орналасуды пайдаланыңыз. Қайтадан, бірнеше парақ қажет болса, әр беттің жоғарғы жағындағы баған тақырыптарын басып шығарыңыз.
- Егер жұмыс парағында диаграммалар болса, жұмыс кітабын басып шығармас бұрын диаграммаларды бөлек параққа жылжытыңыз.
Қатысты деректерді енгізу кезінде бос жолдарды немесе бағандарды қалдырмаңыз
Дерек кестелеріндегі бос жолдар немесе бағандар немесе деректердің қатысты ауқымдары диаграммалар, жиынтық кестелер және арнайы функциялар сияқты Excel мүмкіндіктерін дұрыс пайдалануды қиындатады.
Деректері бар жолдағы немесе бағандағы бос ұяшықтар төмендегі суретте көрсетілгендей ақауларды тудыруы мүмкін.
Бос орындардың болмауы Excel бағдарламасына сұрыптау, сүзу немесе автоқосынды сияқты мүмкіндіктер ауқымын пайдаланған кезде қатысты деректерді анықтауға және таңдауға көмектеседі.
Оқуды жеңілдету үшін деректерді бөлшектегіңіз келсе, жиектерді пайдаланыңыз немесе тақырыптар мен белгілерді пішімдеңіз. Деректерді бөлу және бөлектеу үшін қалың мәтін, жолдар және ұяшық түсі сияқты көрнекі белгілерді пайдаланыңыз.
Жолдар мен бағандардағы деректермен жұмыс істегенде мына кеңестерді орындаңыз:
- Сипаттамалы тақырыпты кестенің бірінші бағанының жоғарғы жағына, оның астында деректермен бірге орналастырыңыз.
- Бірнеше деректер сериясы болса, оларды бірінен соң бірі бағандарға (солдан оңға қарай) тізіп, үстіңгі жағындағы әрбір деректер сериясының тақырыбы бар.
Төменгі жол
Қатысты деректерді бірге сақтау маңызды болғанымен, байланысы жоқ деректер ауқымын бөлу де пайдалы. Әртүрлі деректер ауқымдары немесе жұмыс парағындағы басқа деректер арасында бос бағандарды немесе жолдарды қалдырыңыз, осылайша Excel дұрыс қатысты ауқымдарды немесе деректер кестелерін таңдайды.
Жиі сақтау
Жұмысыңызды жиі сақтаудың маңыздылығын асыра айту немесе тым жиі айту мүмкін емес. Google Sheets немесе Excel Online сияқты веб негізіндегі электрондық кестені пайдалансаңыз, сақтау проблема емес. Бұл бағдарламаларда сақтау опциясы жоқ. Оның орнына электрондық кестелер автоматты сақтау мүмкіндігімен бұлт тіркелгіңізге автоматты түрде сақталады.
Жұмыс үстеліндегі электрондық кесте бағдарламалары үшін жұмысыңызды екі немесе үш өзгертуден кейін сақтаңыз. Мысалы, деректерді қосқаннан, баған тақырыптарын пішімдегеннен немесе формуланы енгізгеннен кейін сақтаңыз. Ең болмағанда екі-үш минут сайын жұмысыңызды сақтаңыз.
Компьютерлердің және компьютерлік бағдарламалық құралдың тұрақтылығы уақыт өте келе күрт жақсарғанымен, бағдарламалық құрал әлі де істен шығады, қуат үзіледі және басқа адамдар кейде қуат сымына түсіп, оны розеткадан суырып алады. Сондай-ақ жазатайым оқиғалар орын алған кезде, бұрын жасаған ісіңізді қайта құру кезінде деректердің жоғалуы жұмыс жүктемеңізді арттырады.
Excel-де әдетте өте жақсы жұмыс істейтін Автосақтау мүмкіндігі бар, бірақ оған толығымен сенбеу керек. Жиі сақтау арқылы деректеріңізді қорғауды әдетке айналдырыңыз.
Сақтауға арналған төте жол
Жұмысыңызды сақтау үшін тінтуірді таспаға жылжытып, белгішелерді басу қажет емес. Оның орнына пернелер тіркесімін пайдаланып үнемдеуді әдетке айналдырыңыз. Жұмыс парағын сақтағыңыз келсе, Ctrl+ S түймесін басыңыз.
Екі жерде сақтаңыз
Деректерді екі түрлі жерде сақтау да маңызды. Екінші орын - сақтық көшірме. Ең жақсы сақтық көшірме түпнұсқадан басқа физикалық жерде орналасқан.
Жұмыс кітаптарының сақтық көшірмесін сақтаған кезде, файлдарды бұлттық есептік жазбаға сақтауды қарастырыңыз. Жұмыс кітаптары компьютерде және бұлтта сақталған кезде бұлтта сақтық көшірме ғана болмайды, сонымен қатар бұлт артық сақтық көшірмелермен жасалған, яғни деректер бірнеше серверлерде сақталады.
Бұлтқа негізделген сақтық көшірмелер
Қайтадан, сақтық көшірме жасау көп уақытты қажет етпеуі керек.
Егер жұмыс парағы DVD тізімі болса, қауіпсіздік мәселесі болмаса, көшірмесін электрондық пошта арқылы жіберу жеткілікті болуы мүмкін. Қауіпсіздік мәселесі болса, бұлтты сақтау опциясы болып табылады.
Онлайн электрондық кестелер жағдайында бағдарлама иелері серверлерінің сақтық көшірмесін жасайды және оған барлық пайдаланушы деректері кіреді. Бірақ қауіпсіз болу үшін файлдың көшірмесін компьютеріңізге жүктеп алыңыз.
Сандарды баған тақырыптары ретінде пайдаланбаңыз және деректері бар бірліктерді қоспаңыз
Деректерді анықтау үшін бағандардың жоғарғы жағындағы және жолдардың басындағы тақырыптарды пайдаланыңыз, тақырыптар сұрыптау сияқты әрекеттерді жеңілдетеді. Бірақ тақырып ретінде 2012, 2013 және т.б. сандарды пайдаланбаңыз.
Жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, сандар болып табылатын баған және жол тақырыптары есептеулерге байқаусызда қосылуы мүмкін. Егер формулаларыңызда Автоқосынды сияқты функция аргументі үшін деректер ауқымын автоматты түрде таңдайтын функциялар болса, баған тақырыптарындағы сандар ақаулық тудырады.
Әдетте, AutoMax және AutoAverage қосатын мұндай функциялар алдымен сандар бағандарын іздейді, содан кейін сандар қатарын солға қарайды. Сандардан тұратын кез келген тақырыптар таңдалған ауқымға қосылады.
Жол тақырыптары ретінде пайдаланылатын сандар ось белгілері ретінде емес, диаграмма үшін ауқым бөлігі ретінде таңдалса, басқа деректер сериясы ретінде қате болуы мүмкін.
Тақырып ұяшықтарындағы сандарды мәтін ретінде пішімдеңіз немесе әрбір санның алдына '2012 және '2013) апостроф (') қою арқылы мәтін белгілерін жасаңыз. Апостроф ұяшықта көрсетілмейді, бірақ ол нөмірді мәтіндік деректерге өзгертеді.
Бірліктерді тақырыптарда сақтаңыз
Сан деректері бар әрбір ұяшыққа валютаны, температураны, қашықтықты немесе басқа бірліктерді енгізбеңіз. Олай болса, Excel немесе Google Sheets барлық деректеріңізді мәтін ретінде көру мүмкіндігі бар.
Оның орнына бірліктерді бағанның жоғарғы жағындағы тақырыптарға орналастырыңыз және сол тақырыптар мәтін пішімінде екеніне және мәселе тудырмайтынына көз жеткізіңіз.
Мәтін солға, сандар оңға
Мәтіндік немесе сандық деректердің бар-жоғын анықтаудың жылдам жолы - ұяшықтағы деректердің туралануын тексеру. Әдепкі бойынша, мәтіндік деректер Excel және Google Sheets қолданбаларында солға, ал сандар деректері ұяшықта оңға тураланады.
Бұл әдепкі туралауды өзгертуге болатынымен, пішімдеу барлық деректер мен формулалар енгізілгеннен кейін қолданылуы керек. Әдепкі туралау деректердің жұмыс парағында дұрыс пішімделгенін көрсетеді.
Пайыз және валюта таңбалары
Жұмыс парағына деректерді енгізудің ең жақсы тәжірибесі қарапайым нөмірді енгізу, содан кейін нөмірді дұрыс көрсету үшін ұяшықты пішімдеу, мысалы, пайыз немесе валюта ретінде.
Excel және Google Sheets сандармен бірге ұяшыққа терілген пайыздық белгілерді таниды. Бұл қолданбалар сондай-ақ доллар белгісі ($) немесе британдық фунт таңбасы (£) сияқты жалпы валюта таңбаларын қабылдайды, егер оларды ұяшыққа сандар деректерімен бірге терсеңіз, бірақ Оңтүстік Африка Рэнді (R) сияқты басқа валюта таңбаларын да қабылдайды., мәтін ретінде түсіндіріледі.
Ықтимал проблемаларды болдырмау үшін соманы енгізіп, валюта белгісін термей, ұяшықты валютаға пішімдеңіз.
Формулалардағы ұяшық сілтемелері мен атаулы ауқымдарды пайдаланыңыз
Ұяшық сілтемелері де, аталған ауқымдар да формулаларды және бүкіл жұмыс парағын қатесіз және жаңартылған күйде сақтау үшін формулаларда пайдаланылуы мүмкін және пайдаланылуы керек.
Ұяшық сілтемелері - A1, B23 және W987 сияқты ұяшықтың баған әрпі мен жол нөмірінің тіркесімі. Ұяшық сілтемелері жұмыс парағындағы деректердің орнын анықтайды.
Аталған ауқым немесе анықталған атау жұмыс парағындағы ұяшықты немесе ұяшықтар ауқымын анықтау үшін пайдаланылатын ұяшық сілтемесіне ұқсас.
Формулалардағы деректерге сілтеме
Формулалар Excel бағдарламасында қосу немесе алу сияқты есептеулерді орындау үшін пайдаланылады.
Егер нақты сандар формулаларда болса, мысалы:
=5 + 3
Деректер өзгерген сайын формуланы өңдеу керек. Егер жаңа сандар 7 және 6 болса, формула келесіге айналады:
=7 + 6
Балама ретінде, деректерді жұмыс парағындағы ұяшықтарға енгізсеңіз, формуладағы сандардан гөрі ұяшық сілтемелерін немесе ауқым атауларын пайдаланыңыз.
Егер A1 ұяшығына 5 санын және A2 ұяшығына 3 санын енгізсеңіз, формула келесідей болады:
=A1 + A2
Деректерді жаңарту үшін A1 және A2 ұяшықтарының мазмұнын өзгертесіз, бірақ формуланы сол күйінде сақтайсыз. Excel формула нәтижелерін автоматты түрде жаңартады.
Бұл әдіс жұмыс парағында күрделі формулалар болған кезде және бірнеше формулалар бірдей деректерге сілтеме жасағанда пайдалы. Содан кейін сіз тек бір орындағы деректерді өзгертесіз, бұл өз кезегінде оған сілтеме жасайтын формулаларды жаңартады.
Ұяшық сілтемелері мен атаулы ауқымдар да формулаларды кездейсоқ өзгертулерден қорғап, өзгеретін деректер ұяшықтарын қол жетімді етіп қалдырып, жұмыс парақтарын қауіпсіз етеді.
Төменгі жол
Excel және Google Sheets қолданбаларының тағы бір мүмкіндігі ұяшық сілтемелерін немесе ауқым атауларын формулаға сілтемені енгізу үшін ұяшықты басу арқылы меңзеу арқылы енгізуге болады. Меңзеу ұяшық сілтемесін қате теру немесе ауқым атауын қате жазудан туындаған қателер мүмкіндігін азайтады.
Деректерді таңдау үшін аталған ауқымдарды пайдаланыңыз
Қатысты деректер аймағына атау беру сұрыпталатын немесе сүзілетін деректерді таңдауды жеңілдетеді.
Егер деректер аймағының өлшемі өзгерсе, атау реттеушісімен аталған ауқымды өңдеңіз.
Формулалары бар ұяшықтарды құлпын ашық қалдырмаңыз
Формулаларды түзетуге және тиісті ұяшық сілтемелерін пайдалануға көп уақыт жұмсағаннан кейін, көптеген адамдар бұл формулаларды кездейсоқ немесе байқаусызда өзгертулерге осал етіп қалдыру қатесін жасайды.
Ұяшық сілтемелерін немесе атаулы ауқымдарды пайдалансаңыз, формулаларыңыз бар ұяшықтарды құлыптаңыз. Қажет болса, ұяшықтарды қауіпсіз сақтау үшін құпия сөзбен қорғаңыз.
Сонымен бірге, пайдаланушылар өзгерістер енгізіп, электрондық кестені жаңартып отыруы үшін деректері бар ұяшықтарды құлпын ашық қалдырыңыз.
Жұмыс парағын немесе жұмыс кітабын қорғау екі қадамды процесс:
- Дұрыс ұяшықтардың құлыпталғанын тексеріңіз.
- Құпия сөз қосу арқылы жұмыс парағын қорғаңыз.
Деректерді сұрыптаңыз
Деректерді енгізгеннен кейін сұрыптаңыз. Excel немесе Google Sheets қолданбаларында сұрыпталмаған деректердің шағын көлемімен жұмыс істеу әдетте қиындық туғызбайды, бірақ электрондық кесте үлкейген сайын онымен тиімді жұмыс істеу қиындай түседі.
Сұрыпталған деректерді түсіну және талдау оңайырақ. VLOOKUP және SUBTOTAL сияқты кейбір функциялар мен құралдар дәл нәтижелерді қайтару үшін сұрыпталған деректерді қажет етеді.
Сонымен қатар, бастапқыда айқын көрінбейтін трендтерді анықтау үшін деректерді әртүрлі тәсілдермен сұрыптаңыз.
Сұрыпталатын деректерді таңдаңыз
Excel сұрыптау қажет нақты ауқымды білуі керек және егер бар болса, қатысты деректер аймақтарын анықтайды:
- Қатысты деректер аймағында бос жолдар немесе бағандар жоқ.
- Байланысты деректер аймақтары арасындағы бос жолдар мен бағандар.
Excel сонымен қатар деректер аймағында өріс атаулары бар-жоғын анықтайды және сол жолды сұрыптаудан шығарып тастайды.
Алайда Excel бағдарламасына сұрыптау ауқымын таңдауға рұқсат беру, әсіресе тексеру қиын деректердің үлкен көлемімен қауіпті болуы мүмкін.
Деректерді таңдау үшін атауларды пайдаланыңыз
Дұрыс деректер таңдалғанына көз жеткізу үшін сұрыптауды бастамас бұрын ауқымды бөлектеңіз. Бірдей деректер ауқымын қайта-қайта сұрыптауды жоспарласаңыз, ең жақсы әдіс - оған атау беру.
Аталған деректер ауқымын сұрыптаған кезде, атау өрісіне атауды енгізіңіз немесе оны байланысты ашылмалы тізімнен таңдаңыз. Excel жұмыс парағындағы деректердің дұрыс ауқымын автоматты түрде бөлектейді.
Жасырын жолдар мен бағандарды сұрыптау
Excel сұрыптау кезінде деректердің жасырын жолдары мен бағандарын қамтымайды, сондықтан сұрыптау орындалмас бұрын бұл жолдар мен бағандар жасырын болуы керек. Мысалы, 7-жол сұрыпталатын деректер ауқымында жасырылған болса, ол 7-жол ретінде қалады және сұрыпталған деректердегі өзінің дұрыс орнына жылжытылмайды.
Деректердің бағандарына да солай. Жолдар бойынша сұрыптау деректер бағандарының ретін өзгертуді қамтиды, бірақ егер B бағаны сұрыптау алдында жасырылса, ол сұрыптаудан кейін В бағанында қалады.
Нөмірлерді сандар ретінде сақтау
Барлық сандар сандар ретінде пішімделгенін тексеріңіз. Нәтижелер күткендей болмаса, бағанда сандар емес, мәтін ретінде сақталған сандар болуы мүмкін. Мысалы, кейбір есеп жүйелерінен импортталған теріс сандар немесе алдыңғы апострофпен енгізілген сан (') мәтін ретінде сақталады.
Деректер A-Z немесе Z-A түймелері арқылы жылдам сұрыпталғанда, бәрі дұрыс емес болуы мүмкін. Деректерде бос жол немесе бос бағандар болса, кейбір деректер сұрыпталады, ал кейбіреулері сұрыпталмайды. Сұрыптау алдында деректердің дұрыс ауқымын таңдағаныңызға көз жеткізудің ең оңай жолы - оған атау беру.
Бір ұяшық таңдалса, Excel таңдауды ауқымға кеңейтеді (Ctrl+ Shift+ пернесін басу сияқты 8 ) бір немесе бірнеше бос бағандар мен жолдармен шектелген. Содан кейін ол тақырып ақпаратының бар-жоғын анықтау үшін таңдалған ауқымдағы бірінші жолды зерттейді.
Баған тақырыптары Excel оны тақырып ретінде танымас бұрын қатаң нұсқауларға сай болуы керек. Мысалы, тақырып жолында бос ұяшықтар болса, Excel оны тақырып емес деп ойлауы мүмкін. Сол сияқты, егер тақырып жолы деректер ауқымындағы басқа жолдармен бірдей пішімделсе, Excel бағдарламасы тақырыпты танымауы мүмкін. Сонымен қатар, егер деректер кестесі мәтіннен тұрса және тақырып жолында мәтіннен басқа ештеңе болмаса, Excel тақырып жолын танымайды; тақырып жолы Excel бағдарламасына басқа деректер жолына ұқсайды.
Excel ауқым таңдалғаннан кейін ғана сұрыптайды және Excel тақырыбы жолдың бар-жоғын анықтайды. Сұрыптау нәтижелері Excel бағдарламасы ауқым таңдауын да, тақырып жолын анықтауды да дұрыс алғанына байланысты. Мысалы, Excel бағдарламасы тақырып жолы бар деп ойламаса, онда тақырып деректер мәтініне сұрыпталады.
Деректер ауқымы дұрыс танылғанына көз жеткізу үшін Ctrl+ Shift+ 8 Excel таңдайтын нәрсені көру үшінтаңбаша. Егер ол күткеніңізге сәйкес келмесе, Сұрыптау тілқатысу терезесін пайдаланбас бұрын кестедегі деректердің сипатын өзгертіңіз немесе деректер ауқымын таңдаңыз.
Тақырыптардың дұрыс танылғанына көз жеткізу үшін Ctrl+ Shift+ 8 пернесін пайдаланыңыз. деректер ауқымын таңдау үшін төте жолды таңдап, бірінші жолды қараңыз. Егер тақырыпта бірінші жолда таңдалғандар арасында бос ұяшықтар болса, бірінші жол екінші жол сияқты пішімделеді немесе сіз бірнеше тақырып жолын таңдаған болсаңыз, Excel бағдарламасы тақырып жолы жоқ деп есептейді. Мұны түзету үшін Excel бағдарламасы оларды танитынына көз жеткізу үшін тақырып жолына өзгертулер енгізіңіз.
Егер деректер кестесінде көп жолды тақырыптар пайдаланылса, Excel оларды тану қиын болуы мүмкін. Excel бағдарламасы осы тақырыпта бос жолдарды қосады деп күткенде, мәселе күрделене түседі; ол мұны автоматты түрде жасай алмайды. Дегенмен, сұрыптаудан бұрын сұрыпталатын жолдарды таңдауға болады. Басқаша айтқанда, Excel нені сұрыптағыңыз келетінін нақты көрсетіңіз; Excel бағдарламасына сіз үшін жорамал жасауға жол бермеңіз.
Күндер мен уақыттарды мәтін ретінде сақтау
Егер күні бойынша сұрыптау нәтижелері күтілгендей болмаса, сұрыптау кілті бар бағандағы деректер сандар ретінде емес, мәтіндік деректер ретінде сақталған күндерді немесе уақыттарды қамтуы мүмкін (күндер мен уақыт пішімделген сандық деректер болып табылады).
Жоғарыдағы суретте А. Петерсонның рекорды 2014 жылғы 5 қарашадағы қарыз алу күніне негізделген А. Уилсонның рекордынан жоғары болуы керек болған кезде тізімнің соңында аяқталды. 5 қарашада қарыз алу күні бар. Күтпеген нәтижелердің себебі - А. Петерсон үшін қарыз алу күні сан ретінде емес, мәтін ретінде сақталған.
Аралас деректер және жылдам сұрыптау
Мәтіндік және сандық деректері бар жазбалармен жылдам сұрыптау әдісін пайдаланған кезде, Excel бағдарламасы мәтіндік деректері бар жазбаларды сұрыпталған тізімнің төменгі жағына орналастыра отырып, нөмір мен мәтіндік деректерді бөлек сұрыптайды.
Excel сұрыптау нәтижелеріне баған тақырыптарын да қамтуы мүмкін, оларды деректер кестесінің өріс атаулары ретінде емес, мәтіндік деректердің басқа жолы ретінде түсіндіреді.
Сұрыптау ескертулері
Сұрыптау тілқатысу терезесін пайдаланған кезде, тіпті бір бағандағы сұрыптаулар үшін де, Excel мәтін ретінде сақталған деректерге тап болғаны туралы ескертуді көрсетіп, келесі опцияларды береді:
- Санға ұқсайтын кез келген нәрсені сан ретінде сұрыптаңыз.
- Мәтін ретінде сақталған сандар мен сандарды бөлек сұрыптаңыз.
Бірінші опция мәтіндік деректерді сұрыптау нәтижелерінің дұрыс орнына орналастырады. Екінші опция мәтіндік деректері бар жазбаларды жылдам сұрыптаудағыдай сұрыптау нәтижелерінің төменгі жағына орналастырады.
