Егер күніңіздің көп бөлігін электрондық поштаны өңдеуге жұмсасаңыз, Outlook бағдарламасын тиімдірек пайдаланудың көптеген жолдары бар. Жұмыс әдісіне сәйкес келетін әдепкі мәндерді өзгертіңіз. Бір немесе екі пернелер тіркесімін пайдаланыңыз. Тапсырмаларды автоматтандыру үшін сүзгілерді орнатыңыз. Сонымен қатар, Outlook бағдарламасы максималды жылдамдықта жұмыс істейтініне көз жеткізіңіз. Келесі кеңестер мен құпияларды қараңыз, сонда сіз аз уақытты қайтарасыз.
Осы мақаладағы нұсқаулар Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 және Microsoft 365 жүйесіне арналған Outlook бағдарламаларына қолданылады.
Бір рет басу арқылы файлдық хабарлар
Жиі жасайтын нәрсені тезірек жасаңыз. Электрондық хаттарды оңай басқару үшін бір рет басу әрекеттерін реттеңіз.
Сөйлесулерді жеңілдету
Электрондық пошта қалталарын басқа жерде келтірілген хабарламалармен толтырмаңыз. Электрондық хаттарды автоматты түрде тазалау үшін Outlook пайдалану жолын біліңіз. Outlook сізге артық электрондық пошталарды жылжытады немесе жояды.
Электрондық хаттарды қайта жіберу
Бос хабардан бастаудың орнына мазмұнын, тақырыбын немесе алушыларын қайта пайдалану үшін Outlook бағдарламасында электрондық поштаны қайта жіберіңіз.
Outlook файлдарын кішкентай және жылдам сақтаңыз
Outlook жылдам болуын қаласаңыз, негізгі PST файл өлшемін кішкентай ұстаңыз. PST файлы Outlook бағдарламасы электрондық пошталарды, контактілерді, күнтізбелерді және т.б. сақтайтын жер. PST файлын кішкентай ұстаудың бір жолы - ескі поштаны бөлек мұрағаттық файлға жылжыту, мысалы.
Кеңседе емес немесе демалыста автоматты жауап беруді орнату
Сіз жоқ кезде және электрондық поштаңызға жауап бере алмасаңыз, Outlook бағдарламасы сіздің атыңыздан жауап беріңіз. Бұл демалыстан кейін ғана емес, сонымен қатар әр жұмыс күнінде уақытыңызды үнемдейді.
Электрондық поштаны кез келген қалтаға жылдам жылжыту
Егер қалта үшін бір рет басу арқылы файл беруді орнатпасаңыз, Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды қалталарға жылдам жылжытудың басқа жолы бар. Хабарларды пернетақтаны, мысалы, таспадағы ыңғайлы түймені пайдаланып тасымалдауға болады.
Электрондық пошта үлгілерін жасау және пайдалану
Әртүрлі алушыларға ұқсас хабарлар жазғанда, болашақта пайдалану үшін осы электрондық хаттардың бірін Outlook бағдарламасында үлгі ретінде сақтаңыз. Сіз сол немесе ұқсас электрондық хатты қайта-қайта қызғанышпен жібересіз.
Әдепкі Outlook қаріпінің беті мен өлшемін өзгерту
Егер сіз хабарлама жазғанда немесе электрондық поштаны оқығанда Outlook пайдаланатын қаріп тым кең, биік, кішкентай, кішкентай, үлкен немесе көк деп ойласаңыз, оны өзгертіңіз. Outlook бағдарламасында электрондық хаттар үшін әдепкі бойынша пайдалану үшін нақты қаріпті, қаріп мәнерін және түсін орнату жолын табыңыз.
Сөйлесуді жою және дыбысын өшіру
Мүлдем қатысы жоқ электрондық хаттар мен сөйлесулер арқылы өтіп бара жатқаныңызды байқасаңыз, Outlook көмектесе алады. Сөйлесуді толығымен жою және Outlook бағдарламасына сол ағындағы болашақ электрондық пошталарды автоматты түрде жою үшін Outlook пайдалану жолын біліңіз.
Бір жіберушінің поштасын белгілі бір қалтаға автоматты түрде сүзу
Барлық болашақ хабарларды бір жіберушіден белгілі бір қалтаға автоматты түрде жылжытатын Outlook сүзгісін орнату үшін кез келген электрондық поштадан бастаңыз.
Қатысты хабарларды табу
Outlook бағдарламасында барлық қатысты хабарларды табу оңай. Тек контакт атын немесе тақырып жолындағы сөздерді іздеңіз. Outlook іздеу сөздеріңізге сәйкес келетін әрбір хабарды тізімдейді.
Жаңа электрондық пошталар үшін әдепкі есептік жазбаны орнату
Жасайтын жаңа хабарлар Outlook бағдарламасында таңдалған электрондық пошта мекенжайынан басталатынына көз жеткізіңіз.
Хабар ішінен іздеу
Ұзын электрондық хаттан бірдеңе тапқыңыз келе ме? Электрондық пошта хабарының ішіндегі мәтінді іздеу үшін Outlook қолданбасын қалай пайдалану керектігін біліңіз.
Кейінірек жеткізілетін электрондық хаттарды жоспарлаңыз
Сіз Outlook бағдарламасына хабарды тек белгілі бір күнде немесе одан кейін жіберуге нұсқау бере аласыз. Бұл апта сайынғы жиналыс хабарландыруы сияқты үнемі болатын оқиғалар үшін ыңғайлы.
Хабарды тез жою
Жойылған элементтер қалтасына өтуге дайын емес Outlook бағдарламасында жаңа ғана электрондық поштаны жойдыңыз ба? Міне, сол электрондық поштаны бірден қайтарудың қарапайым жолы.
Тарату тізімдерін орнату
Outlook-та жеке жіберу тізімдеріңізді жасаңыз және барлық электрондық пошта мекенжайларын термей-ақ адамдар тобына хабарларды оңай жіберіңіз.
Хабарлардан тіркемелерді жою
Хабарды сақтау; үлкен өлшемін жоғалтады. Тіркелген файлдарды (басқа жерде сақтағаннан кейін) электрондық пошта хабарларынан жою үшін Outlook бағдарламасын қалай пайдалану керектігін біліңіз. Пошта жәшігінің өлшемін айтарлықтай қысқартуға болады.
Жіберушіден келген барлық хаттарды жылдам табыңыз
Outlook белгілі бір жіберушіден келген барлық хабарларды тауып, осы кеңес арқылы сізге жылдам көрсетеді.
«Барлық пошта» қалтасын орнату
Тіркелгі үшін жіберілген, қабылданған, мұрағатталған және жіберілген электрондық хаттарды Outlook бағдарламасында бір жерден қараңыз.
Outlook бөлектелген хат тек сізге жіберілсін
Электрондық поштаның жалғыз алушысы болсаңыз, онда он адамның бірі болсаңыз, хабар әдетте маңыздырақ болады. Outlook бағдарламасы "Кімге" жолында сіз ғана бар хабарларды қалай ерекшелей алатынын біліңіз.
Алынған электрондық пошта хабарларын өңдеу
Электрондық хаттарды өзіңізге бағыттаудың немесе Outlook бағдарламасында немесе оның сыртында жазба жасаудың орнына, кез келген алынған электрондық поштаны өңдеуге және өз мәтініңізді қосуға болады.
Автоматты түрде көшірме: Сіз жіберетін барлық хаттар
Outlook сіз жазған әрбір хабардың көшірмесін басқа электрондық пошта мекенжайына жібере алады.
Уақытты үнемдейтін қондырмалармен Outlook бағдарламасын кеңейту
ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen және Auto-Mate сияқты қондырмалар дұрыс ақпаратты саусағыңыздың жанына қою, ақылды түрде сүзу және қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру арқылы Outlook жұмыс процесін жақсарта алады.
