Не білу керек
- Файлдарды цифрландырудан бұрын файлдарды реттеу үшін қалталар мен ішкі қалталарды жасаңыз.
- Сканер немесе принтер оптикалық таңбаларды тану (OCR) бағдарламалық құралын қолдайтынын және сізде OCR бағдарламалық құралы орнатылғанын тексеріңіз.
- Құжатты Mac жүйесінде немесе Windows жүйесінде құжатты сканерлеуді қалайтыныңызға байланысты процесс әр түрлі болады.
Қағаз құжаттарын цифрлау маңызды іс қағаздарын ұйымдастыруға көмектеседі. Сандық файлдарды, соның ішінде PDF файлдарын әдетте принтермен бірге келетін оптикалық таңбаларды тану (OCR) бағдарламалық құралы арқылы іздеуге болатын файлдарға түрлендіруге болады. Бұл сіздің ақпаратыңыз орын алмайды және оны табу оңайырақ дегенді білдіреді. Сондай-ақ, сандық файлдарды ықшам дискіде немесе DVD дискісінде, флэш-дискінде, онлайн сақтау орнында сақтауға болады. Сканерленген құжаттарды реттеу жолы.
Ұйымдастыру үшін сканерді қалай пайдалану керек
Міне, сканерді пайдаланып бизнесіңізді немесе үйіңізді ұйымдастыруға болатын кейбір қадамдар. Бұл жұмыс істеу үшін сізге құжат сканері қажет. Бұл қымбат немесе сәнді болуы керек емес. Егер сізде жоқ болса, ең жақсы сатып алу үшін фото сканерлері мен құжат сканерлері туралы осы шолулардан бастаңыз.
Бөлек сканерді қаламасаңыз, қымбат емес барлығы бір жерде принтер тапсырманы орындайды.
-
Қағаздарыңызды қарап шығып, нені цифрландыруға болатынын және нені қауіпсіз лақтыруға болатынын шешіңіз.
Бұл біраз уақыт алуы мүмкін. Қажет болса, шағын қадамдармен жұмыс жасаңыз.
-
Файлдарды цифрлау алдында файлдарды сақтау үшін қалталар мен ішкі қалталарды жасаңыз. Қажетті санаттар туралы ойланыңыз және әрқайсысы үшін қалтаны орнатыңыз. Несие картасының түбіртектерін бір папкаға, көлікті сақтандыру құжаттарын екіншісіне салыңыз. Телефон шоттары, азық-түлік түбіртектері, үй жөндеу шоттары және т.б. бөлек қалталарға орналастырылуы мүмкін. Әрбір қалта ішінде әр жыл (немесе ай) үшін ішкі қалталарды жасаңыз. Жаңа түбіртек сканерленген сайын жүйені қайта реттеуден гөрі, ұйымдасқан жүйеден бастау және дұрыс файлға жаңа құжаттарды қосу оңайырақ.
Windows жүйесінде жаңа қалта жасау үшін жұмыс үстелін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Жаңа > Қалта Жаңа қалта ішінде осы қадамды қайталаңыз ішкі қалтаны жасау үшін қалта. Mac жүйесінде жаңа қалта жасау үшін Файл > Жаңа қалта таңдаңыз немесе Shift+ түймесін басыңыз. Пәрмен +N
-
Сканер немесе принтер оптикалық таңбаларды тану (OCR) бағдарламалық құралымен келгеніне көз жеткізіңіз. Бұл құжаттарды PDF пішіміне сканерлеуге және файлдарды өңдеуге мүмкіндік береді. Windows компьютеріңізге лайықты OCR бағдарламалық құралын орнату мүмкіндігі жоғары.
Егер компьютерде OCR бағдарламалық құралы орнатылмаған болса, ABBYY FineReader және Adobe Acrobat Pro DC танымал таңдау болып табылады.
-
Құжаттарды сканерлеу уақыты келді. Мұны дәл қалай жасайтыныңыз пайдаланатын сканер мен бағдарламалық құрал түріне байланысты.
Lifewire-де Windows және Mac жүйелерінде құжаттарды сканерлеуге арналған нұсқаулықтар бар.
- Құжаттарды цифрлауды аяқтаған кезде, физикалық құжаттарды толтырыңыз. Жаңа түбіртектерді немесе құжаттарды алған сайын құжаттарды автоматты түрде сканерлегеніңізге көз жеткізіңіз. Әйтпесе, қағаздар қайтадан жинала бастайды.
