Excel бағдарламасында SQL Server және Microsoft Access сияқты реляциялық дерекқор бағдарламаларының деректерді басқару мүмкіндіктері жоқ. Дегенмен, ол деректерді басқару талаптарын қанағаттандыратын қарапайым дерекқор ретінде қызмет етеді.
Excel бағдарламасында деректер жұмыс парағындағы жолдар мен бағандар арқылы ұйымдастырылады. Кесте мүмкіндігі деректерді енгізуді, өңдеуді және өңдеуді жеңілдетеді.
Бұл нұсқаулар Excel 2019, 2016, 2013, 2010 және Microsoft 365 үшін Excel нұсқаларына қолданылады.
Дерекқор шарттары: жазбалар және өрістер
Дерекқор – бір немесе бірнеше компьютерлік файлдарда сақталған байланысты ақпараттар жиынтығы. Көбінесе деректер оңай жаңартуға, сұрыптауға, түзетуге және сүзуге болатындай етіп кестелерге ұйымдастырылады.
Excel сияқты қарапайым дерекқор бір тақырып туралы барлық ақпаратты бір кестеде сақтайды. Реляциялық дерекқорлар, керісінше, әрқайсысы әртүрлі, бірақ қатысты тақырыптар туралы ақпаратты қамтитын көптеген кестелерден тұрады.
Жазбалар
Дерекқор терминологиясында жазба дерекқордағы бір нақты нысан туралы барлық ақпаратты немесе деректерді сақтайды. Excel бағдарламасында жұмыс парағындағы әрбір ұяшық ақпарат немесе мәннің бір элементін қамтиды.
Өрістер
Дерекқор жазбасындағы телефон нөмірі немесе көше нөмірі сияқты ақпараттың әрбір элементі өріс деп аталады. Excel бағдарламасында жұмыс парағының жеке ұяшықтары өріс ретінде қызмет етеді, себебі әрбір ұяшықта нысан туралы ақпараттың бір бөлігі болуы мүмкін.
Өріс атаулары
Нақты ақпаратты табу үшін деректерді сұрыптауға немесе сүзуге болатындай дерекқорды ұйымдастыру өте маңызды. Өріс атаулары ретінде белгілі баған тақырыптарын қосу әрбір жазба үшін деректерді бірдей ретпен енгізуді жеңілдетеді.
Дерекқор үлгісі
Жоғарыдағы суретте әр студенттің кестеде олар туралы барлық қолжетімді ақпаратты қамтитын жеке жолы бар.
Қатардағы әрбір ұяшық ақпараттың бір бөлігін қамтитын өріс. Тақырып жолындағы өріс атаулары аты немесе жасы сияқты белгілі бір тақырыптағы барлық деректерді барлық студенттер үшін бір бағанда сақтау арқылы деректердің реттелген күйінде сақталуын қамтамасыз етеді.
Excel деректерін басқару құралдары
Сонымен қатар, Microsoft Excel кестелерінде сақталған деректердің үлкен көлемімен жұмыс істеуді жеңілдететін және оларды жақсы күйде сақтауға көмектесетін бірнеше деректер құралдары бар.
Жазбаларға арналған пішінді пайдалану
Сол құралдардың бірі – деректер пішіні. Оны 32 өріске дейін немесе бағандардан тұратын кестелердегі жазбаларды табу, өңдеу, енгізу немесе жою үшін пайдалануға болады.
Әдепкі пішін пайдаланушылардың жазбаларды дұрыс енгізуін қамтамасыз ету үшін кестеде ретімен реттелген өріс атауларының тізімін қамтиды. Әрбір өріс атауының жанында деректердің жеке өрістерін енгізуге немесе өңдеуге арналған мәтіндік жолақ бар.
Теңшелетін пішіндерді жасау мүмкін болғанымен, әдепкі пішінді жасау және пайдалану жиі қажет.
Қайталанатын деректер жазбаларын жою
Барлық дерекқорлардағы ортақ мәселе деректер қателері болып табылады. Қарапайым емле қателеріне немесе деректердің жетіспейтін өрістеріне қоса, деректер кестесінің өлшемі ұлғайған сайын қайталанатын деректер жазбалары алаңдаушылық тудыруы мүмкін.
Бұл қайталанатын жазбаларды жою үшін Excel бағдарламасының басқа деректер құралдарын пайдалануға болады - нақты немесе ішінара көшірмелер.
Excel бағдарламасында деректерді сұрыптау
Сұрыптау белгілі бір сипатқа сәйкес деректерді қайта ұйымдастыруды білдіреді, мысалы, кестені тегі бойынша алфавит бойынша немесе ескіден кішіге қарай хронологиялық сұрыптау.
Excel сұрыптау опцияларына бір немесе бірнеше өрістер бойынша сұрыптау, күн немесе уақыт сияқты реттелетін сұрыптау және кестедегі өрістердің ретін өзгертуге мүмкіндік беретін жолдар бойынша сұрыптау кіреді.
