Онлайн байланыс әдістерінің таралуына қарамастан, электрондық пошта 2019 жылы күн сайын жіберілетін 300 миллиардқа жуық электрондық поштамен ең танымал болып қала береді. Электрондық поштаны жаңа меңгерген болсаңыз да, оны ондаған жылдар бойы қолданып жүрсіз бе, сіз' электрондық пошта этикеті ережелерін қайталаңыз.
Жібермес бұрын хабарламаңызды қарап шығыңыз
Алушылардың мекенжайларын енгізгеннен кейін, сәйкес тақырып жолын жасап, хабарламаңызды жазып, бірнеше растайтын құжатты тіркегеннен кейін артқа оралып, барлығын дұрыс орындағаныңызға көз жеткізіңіз:
- Хабарды қарап шығу. Бірдеңе түсініксіз бе? Грамматикалық қателер немесе қателер бар ма? Айтқыңыз келгеннің бәрін айттыңыз ба?
- Дереккөздеріңізді тексеріңіз. Сыртқы дереккөзге сілтеме сіздің мағынаңызды түсіндіре ме? Сілтеме алушыға веб-сайтты жылдам табуға көмектесе ме?
- Алушының атын қараңыз. Хабарламаны көруі керек маңызды адамды ұмыттыңыз ба? Хабарды көрмейтін біреуді қостыңыз ба?
- Мекенжайыңызды қараңыз. Егер сізде біреуден көп болса, хабардың мақсатына сәйкес келетін хабарламаны жіберіңіз.
- Хабардың басымдығын анықтау. Хабарды маңызды деп тегтеу керек пе?
- Қосымша құжаттарды қосу. Тіркемелерді ұмытып қалдыңыз ба?
Әрдайым барлығына жауап бермеу
Топтық хаттарға қашан және қашан барлығына жауап бермеу керектігін білуіңіз керек. Түпнұсқа электрондық поштадағы (сіз жауап беріп жатқан хат) барлығы не айтарыңызды білуі керек болса, Барлығына жауап беру түймесін пайдаланыңыз.
Мысалы, А адамы сізге және В адамға электрондық хат жіберіп, бастықтың компанияда 10 жылдық мерейтойын тойлау туралы идеяларды ұсынады. Сіздің жауабыңыз А адамға да, В адамға да қатысты, сондықтан екеуіне де жауап беру үшін Барлығына жауап беру түймесін пайдаланыңыз.
Егер біреу сізге және басқа 20 досыңызға электрондық пошта арқылы шақыру жіберсе, сіздің жауабыңыз басқа пошта алушыларына қатысты емес, сондықтан жауапты тек бастапқы жіберушіге жіберу үшін «Жауап беру» түймесін пайдаланыңыз.
Тиімді тақырып жолдарын жазу
Жақсы электрондық пошта тақырыбын жазудың кілті оның хабарыңыздың мәнін қысқаша сипаттайтынына көз жеткізу. Міне бірнеше мысал:
- Сату жиналысы 3:00-ге өзгертілді
- Хэллоуин кешіне шақыру
- Веб-сайт мәтінінің түзетулері
- Осы аптадағы таңдаулы 20 бейне
- Жаңа мүшелігіңіздің мәліметтері
- Кездесуіңізді растау
- Қаржы жинау іс-шарасы еріктілеріне сұрау
Тақырып жолдарын тиімдірек ету үшін алушылар орындағысы келетін әрекетті қосыңыз, мысалы:
- Хэллоуин кешіне шақыру - 11 мамырға дейін жауап беру
- Веб-сайт мәтінін түзету - сейсенбіге дейін мақұлдау қажет
Төменгі жол
Басқа біреудің электрондық пошта хабарын қайта жіберген кезде, жаңа алушыға мұны не үшін жасап жатқаныңызды және олардан қандай пайда күтетініңізді түсіндіріңіз. Мысалы, клиент Джей сізге сұрақ жіберді делік, ал сіз жауабын білмейсіз. Хабарды әріптесіңіз Сараға жіберіңіз: "Сара, Джей мобильді құрылғысынан біздің порталға кіру процесін білгісі келеді. Толық ақпаратты төменде қараңыз. Көмек бере аласыз ба?"
Неліктен CC екенін түсіндіріңіз
Электрондық хабарда біреуді жасырсаңыз, негізгі алушыға осылай істеп жатқаныңызды және неліктен екенін түсіндіріңіз. Мысалы, Дженна сіздің кітап клубыңызға қосылғысы келеді делік және сіз оған бұл туралы ақпаратты жіберіп жатырсыз. Сіз кітап клубының жетекшісі Эннге хабарласып, Дженнаға былай деп жазасыз: «Мен көшбасшымыз Эннді шақырамын, ол менің сізге не жіберіп жатқанымды көріп, мен қалдырған кез келген нәрсені толтыруы үшін. Бұл процесті пайдаланған кезде, Энн хабардың көшірмесін не үшін алғанын да біледі.
Төменгі жол
Электрондық пошта хабарлары поштада немесе спам сүзгісінде жоғалып кетуі мүмкін. Сыпайылық ретінде, әсіресе маңызды хабарлармен (мысалы, тіркемелері бар немесе мерзімімен байланысты), жіберушіге электрондық поштасының қабылданғанын білу үшін қысқаша жазба жазыңыз. Мысалы, бастық сізге жұмыс істеу үшін жаңа жоба жіберсе, "Түсіндім, мен ертең бастаймын" деп жауап беріңіз.
Қысқартуларды үнемді пайдаланыңыз
Әрбір аббревиатураны бәрі біле бермейді, сондықтан мүмкіндігінше азырақ пайдаланыңыз және алушы олардың нені білдіретінін білетініне сенімді болған кезде ғана пайдаланыңыз. Іскерлік электрондық хат алмасуда жиі қолданылатын бірнеше қысқартулар бар. Міне бірнешеу:
- ASAP: мүмкіндігінше тез
- BTW: Айтпақшы
- EOD: Күн соңы
- EOM: Хабардың соңы (әдетте тақырып жолында жазылатын электрондық поштаның мәтіні жоқ екенін көрсету үшін пайдаланылады)
- EOW: апта соңы
- БІЛІМІЗ: ақпарат үшін
- IMO: Менің пікірімше
- OOO: кеңседе емес
- Y/N: Иә немесе Жоқ
Төменгі жол
Электрондық поштадағы мимика мен дауыс ырғағының контекстін түсінбейтіндіктен, бұл сарказм немесе әзіл білдіру үшін жақсы құрал емес, әсіресе сіз жақсы танымайтын алушылармен. Хабарламаңызды, ең болмағанда, алушымен жақынырақ танысқанша, қарапайым және анық жеткізіңіз. Өзіңізге шынымен көмектесе алмасаңыз, күліп жатқаныңызды көрсету үшін күлімсіреу немесе күлу эмотиконын қосыңыз.
Тиісті аяқталуды таңдаңыз
Кейде электрондық поштаны қалай аяқтау керектігін білу қиын. Міне, жағдайға байланысты бірнеше ұсыныс:
- Рахмет немесе Көп рахмет: Егер сіз жақсылық сұрасаңыз.
- Махаббат немесе Құшақтау: алушы дос немесе отбасы мүшесі болса.
- Алғыс немесе Ең жақсы: алушы кездейсоқ таныс болса.
- Құрметпен: хабарыңыз ресми болса.
- Құрметпен немесе Құрметпен: Ресми іскерлік үніңізді сақтағыңыз келсе.
