Нені білу керек
- Алдымен деректерді бір Excel парағына реттеңіз.
- Келесі Word бағдарламасында Пошта жіберу > Біріктіруді бастау > түрін таңдаңыз. Пошталар > Алушыларды таңдау > Бар тізімді пайдалану > Парақты ашыңыз.
- Соңында, Пошталар > Біріктіру өрісін кірістіру арқылы Word бағдарламасындағы өрістерді біріктіріңіз. Өрісті таңдап, Insert түймесін басыңыз.
Бұл мақала Word құжатындағы мәтінді электрондық кесте сияқты деректер көзі құжатымен біріктіру үшін Microsoft Word және Excel бағдарламаларында біріктіру мүмкіндігін қалай пайдалану керектігін түсіндіреді. Бұл мақаладағы нұсқаулар Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 және Word 2010 үшін Word бағдарламасына қолданылады.
Біріктіру үшін деректерді дайындау
Word пошталарын біріктіру мүмкіндігі Excel деректерімен біркелкі жұмыс істейді. Word бағдарламасында деректер көзін жасай алатын болсаңыз да, бұл деректерді пайдалану опциялары шектеулі. Электрондық кестеде жіберу тізімі деректері болса, ақпаратты Word деректер көзіне қайта теру қажет емес.
Сіз кез келген Excel жұмыс парағын Word поштасын біріктіру функциясында арнайы дайындықсыз пайдалана аласыз. Дегенмен біріктіру процесінде қателерді болдырмау үшін электрондық кестедегі деректерді реттеген дұрыс.
Пошталарды біріктіруді бастамас бұрын электрондық кестеге енгізетін кез келген өзгерістердің аяқталғанын тексеріңіз. Біріктіру басталғаннан кейін кез келген өзгертулерді енгізу біріктіру кезінде қателерді тудыруы мүмкін.
Электрондық кесте деректерін ұйымдастыру
Excel жіберу тізімінің деректерін жолдар мен бағандарға реттеңіз. Әрбір жолды жеке жазба және әр бағанды құжатыңызға кірістіретін өріс ретінде қарастырыңыз.
- Барлық деректерді бір параққа қою: біріктіру үшін пайдаланғыңыз келетін тарату тізімінің деректері бір парақта болуы керек. Егер ол бірнеше парақтарға таралса, парақтарды біріктіріңіз немесе бірнеше хаттарды біріктіруді орындаңыз. Сондай-ақ, парақтардың нақты аталғанын тексеріңіз, себебі оны көре алмай-ақ пайдаланғыңыз келетінін таңдауыңыз керек.
- Тақырып жолын жасау: біріктіру үшін пайдаланғыңыз келетін парақ үшін тақырып жолын жасаңыз. Тақырып жолы - оның астындағы ұяшықтардағы деректерді анықтайтын белгілерді қамтитын жол. Excel бағдарламасына деректер мен белгілерді ажыратуды жеңілдету үшін тақырып жолына бірегей қалың мәтінді, ұяшық жиектерін және ұяшық көлеңкесін пайдаланыңыз. Сондай-ақ, сіз таңдаған тақырыптар біріктіру өрісінің атауларына сәйкес келетініне көз жеткізіңіз, бұл қателердің орын алу ықтималдығын азайтады.
- Сандық деректерді дұрыс пішімдеу: Біріктіру аяқталғаннан кейін көше нөмірлері мен пошта индекстері сияқты нәрселердің дұрыс пішімделгеніне көз жеткізіңіз. Сандарды дұрыс пішімдеу біріктіру кезінде қателерді тудыруы мүмкін.
Біріктіруді қабылдаушылар тізімін қалай көрсетуге болады
Таштау тізімін қамтитын дайындалған Excel жұмыс парағын Word құжатымен байланыстыру жолы:
-
Word бағдарламасында біріктіру үлгісі ретінде пайдаланылатын құжатты ашыңыз. Бұл жаңа құжат немесе бұрыннан бар құжат болуы мүмкін. Mailings > Пошталарды біріктіруді бастау таңдаңыз.
Image -
Іске қосқыңыз келетін біріктіру түрін таңдаңыз. Опцияларыңыз
- Әріптер
- Электрондық пошта хабарлары
- Конверттер
- Әріптер
- Каталог
Қаласаңыз, біріктіруді жасау үшін біріктіру шеберін пайдалануға болады. Бұл мысал үшін біз біріктіруді қолмен жасау қадамдарын орындаймыз.
-
Одан кейін Пошталар қойындысына өтіп, Алушыларды таңдау > Бар тізімді пайдалану.
Image - Біріктіру үшін дайындаған Excel файлына өтіп, оны таңдаңыз, содан кейін Ашу таңдаңыз.
-
Егер Word сізге сұраса, Sheet1$ > OK таңдаңыз.
Excel-де баған тақырыптары болса, Деректердің бірінші қатарында баған тақырыптары бар құсбелгісін қойыңыз.
Біріктіру құжатын жасау немесе өңдеу
Excel электрондық кестесі Word бағдарламасында жасалып жатқан біріктіру құжатына қосылған болса, Word құжатын өңдеу уақыты келді.
Қазір Excel бағдарламасындағы деректер көзіне өзгертулер енгізу мүмкін емес. Деректерге өзгертулер енгізу үшін Excel бағдарламасында деректер көзін ашпас бұрын Word бағдарламасындағы құжатты жабыңыз.
Құжатқа біріктіру өрістерін енгізу
Word бағдарламасында электрондық кестеден құжатқа ақпаратты алу үшін Пошталар > Біріктіру өрісін кірістіру таңдаңыз. Қосқыңыз келетін өрісті (аты, тегі, қаласы, штаты немесе басқа) таңдаңыз, содан кейін Кірістіру таңдаңыз.
Біріктіру құжаттарын көру
Word құжатқа біріктіру өрістерін кірістіру кезінде деректер көзінен пішімдеуді өткізбейді. Егер курсив, қалың немесе астын сызу сияқты пішімдеуді қолданғыңыз келсе, оны Word бағдарламасында орындаңыз.
Өрістері бар құжатты қараған кезде пішімдеуді қолданғыңыз келетін өрістің екі жағындағы қос көрсеткілерді таңдаңыз. Құжаттағы біріктірілген деректерді көргенде өзгерткіңіз келетін мәтінді бөлектеңіз.
Пішімдеудегі кез келген өзгерістер тек сіз өзгерткен біріктіру құжатында емес, барлық біріктірілген құжаттарда жүзеге асырылады.
Біріктірілген құжаттарды алдын ала қарау
Біріктірілген құжаттарды алдын ала қарау үшін Пошталар > Нәтижелерді алдын ала қарау бөліміне өтіңіз. Бұл түйме ауыстырып қосқыш сияқты жұмыс істейді, сондықтан олардағы деректерді емес, тек өрістерді қарауға оралғыңыз келсе, оны қайта басыңыз.
Хабарлар қойындысындағы түймелерді пайдаланып біріктірілген құжаттар бойынша шарлаңыз. Олар солдан оңға қарай: Бірінші жазба, Алдыңғы жазба, Жазбаға өту,Келесі жазба және Соңғы жазба.
Құжаттарды біріктірмес бұрын, барлығы дұрыс біріктірілгенін тексеру үшін олардың барлығын немесе мүмкіндігінше санын алдын ала қараңыз. Біріктірілген деректердің айналасындағы тыныс белгілері мен бос орындарға ерекше назар аударыңыз.
Пошталарды біріктіру құжатын аяқтау
Құжаттарды біріктіруге дайын болғанда, сізде екі таңдау бар:
- Құжаттарды басып шығару: құжаттарды принтерге біріктіру. Бұл опцияны таңдасаңыз, құжаттар принтерге ешбір өзгертусіз жіберіледі. Ол үшін Mailings> Аяқтау және біріктіру > Құжаттарды басып шығару таңдаңыз.
- Жеке құжаттарды өңдеу: Құжаттардың кейбірін немесе барлығын жекелендіру қажет болса (балама – жекелендірілген жазбалар үшін деректер көзіне ескертпе өрісін қосу) немесе басқасын жасау басып шығару алдында өзгереді, әрбір жеке құжатты өңдеңіз. Ол үшін Mailings > Аяқтау және біріктіру > Жеке құжаттарды өңдеу таңдаңыз.
Қай әдісті таңдасаңыз да, Word бағдарламасына барлық жазбаларды, ағымдағы жазбаны немесе жазбалар ауқымын біріктіруді айтуға болатын диалогтық терезе ұсынылады. Басып шығарғыңыз келетін жазбаларды таңдаңыз, содан кейін OK таңдаңыз.
Егер ауқымды біріктіргіңіз келсе, біріктіруге қосқыңыз келетін жазбалардың бастапқы нөмірін және соңғы нөмірін енгізіңіз, содан кейін OK таңдаңыз.
