Microsoft Excel бақылау тақтасын жасау бірнеше көздерден ақпаратты алуды қамтиды, осылайша сол деректерді бір жерден көре аласыз. Excel мұны істеудің әртүрлі жолдарын ұсынады, бұл оны сіз пайдалануға болатын ең қуатты бақылау тақтасының есеп беру құралдарының бірі етеді.
Осы оқулықтағы ақпарат Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 және Mac жүйесіне арналған Excel үшін қолданылады.
Excel бақылау тақтасы дегеніміз не?
Деректерді бақылау тақтасы – сіз үшін ең маңызды көрсеткіштерді визуалды бақылауға және талдауға көмектесетін құрал. Бизнес өнімділігін, өндіріс процесінің тиімділігін немесе сату бөліміндегі қызметкерлердің жұмысын бақылау үшін бақылау тақтасын пайдалануға болады.
Бақылау тақтасын қалай пайдаланатыныңызға қарамастан, тұжырымдама әрқашан бірдей: Фондық электрондық кестелер деректерді файлдардан, қызметтерден немесе API қосылымдарынан дерекқорларға және басқа көздерге тартады. Негізгі парақ сол бірнеше парақтағы деректерді бір жерде көрсетеді, сонда барлығын бір қарағанда қарап шығуға болады.
Excel бағдарламасындағы деректер бақылау тақтасының типтік элементтеріне мыналар жатады:
- Диаграммалар
- Графиктер
- Өлшеуіштер
- Карталар
Бақылау тақтасының екі түрін жасауға болады. Бақылау тақтасының есептері үшін Word немесе PowerPoint есебінде біреуге жіберуге болатын басқа парақтардағы деректерден статикалық бақылау тақтасын жасауға болады. динамикалық бақылау тақтасы – Excel ішінде бір адам көре алады және ол басқа парақтардағы деректер жаңартылған сайын жаңартылады.
Деректерді Excel бақылау тақтасына енгізу
Excel бақылау тақтасын жасаудың бірінші кезеңі деректерді әртүрлі көздерден электрондық кестелерге импорттау болып табылады.
Деректерді Excel бағдарламасына импорттауға болатын ықтимал көздерге мыналар жатады:
- Басқа Excel жұмыс кітабы файлдары
- Мәтін, CSV, XML немесе JSON файлдары
- SQL дерекқор
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook және басқа веб-беттер
- ODBC немесе OLEDB қолдайтын кез келген басқа дерекқор
- Веб-көздер (деректер кестелері бар кез келген веб-сайт)
Әлеуетті деректер көздерінің көптігімен пайдалы бақылау тақталарын жасау үшін Excel бағдарламасына қандай деректерді енгізу мүмкіндігі шексіз.
Дерек көзін енгізу үшін:
-
Бос Excel жұмыс парағын ашыңыз. Data мәзірін таңдап, Деректерді алу ашылмалы мәзірінен қалаған деректер түрін таңдаңыз, содан кейін деректер көзін таңдаңыз.
Image -
Импортталатын файлды немесе басқа деректер көзіне шолу жасап, оны таңдаңыз. Импорт таңдаңыз.
Image -
Таңдалған деректер көзінің түріне байланысты деректерді Excel электрондық кестесі пішіміне түрлендіру үшін әртүрлі диалогтық терезелерді көресіз.
Image -
Парақ сыртқы файлдағы немесе дерекқордағы барлық деректермен толтырылады.
Image -
Деректерді сыртқы деректер көзінде жасалған кез келген өзгертулерді жүйелі түрде жүктеп салатын етіп жаңарту үшін Сұраулар мен оң жағындағы Жаңарту белгішесін таңдаңыз. Қосылымдар тақтасы.
Image -
Жаңарту терезесінің төменгі жағындағы ӨҢДЕУ сілтемесінің жанындағы үш нүктені таңдап, Сипаттар таңдаңыз.
Image -
Деректерді жаңартқыңыз келетін кез келген аралыққа Әр xx минут сайын жаңарту параметрін орнату арқылы деректер көзінен жүйелі түрде жаңартылатын етіп конфигурациялаңыз.
Сыртқы көздерден деректерді жаңарту пайдалы, бірақ жаңарту жиілігін тым жиі жасасаңыз, ол процессор уақытын тұтынуы мүмкін. Деректер бастапқыда өзгерсе, сонша жиі жаңартылып отыратын жаңарту жиілігін таңдаңыз, бірақ әр жолы бірдей деректерді көшіріп алатындай жиі емес.
Image - Жаңа бақылау тақтасында пайдаланғыңыз келетін барлық деректерді импорттағанша жоғарыдағы процесті жаңа, бөлек жұмыс парақтарында қайталаңыз.
- Соңында жаңа жұмыс парағын жасаңыз, оны жұмыс кітабына бірінші жұмыс парағы ретінде орналастырыңыз және оның атын өзгертіңіз Бақылау тақтасы.
Excel бақылау тақтасын қалай жасауға болады
Енді Excel жұмыс кітабында барлық қажетті деректер бар және бұл деректердің барлығы автоматты түрде жаңартылып жатқандықтан, нақты уақыттағы Excel бақылау тақтасын жасайтын кез келді.
Төмендегі мысал бақылау тақтасы интернеттегі веб-сайттардағы ауа райы деректерін пайдаланады.
Кейде сыртқы көздерден деректерді импорттаған кезде импортталған деректердің диаграммасын құра алмайсыз. Бұл түзету жаңа электрондық кестені жасау болып табылады және әрбір ұяшықта =convert() деп теріп, импортталған электрондық кестеден деректерді таңдаңыз. Бірлік параметрлері үшін бұрынғы үшін бірдей параметрлерді таңдаңыз. Бүкіл парақты бірдей функциямен толтырыңыз, сонда барлық деректер жаңа параққа көшіріліп, бақылау тақтасы үшін жасалатын әртүрлі диаграммаларда пайдалануға болатын сандарға түрленеді.
-
Деректердің бір нүктесін көрсету үшін бағаналы диаграмма жасаңыз. Мысалы, ағымдағы салыстырмалы ылғалдылықты (0-ден 100 пайызға дейін) көрсету үшін ең төменгі нүкте ретінде 0 пайыз және ең жоғары нүкте ретінде 100 пайыз болатын бағаналы диаграмма жасайсыз. Алдымен Insert мәзірін таңдаңыз, содан кейін 2D кластерленген баған бағаналы диаграмманы таңдаңыз.
Image -
Диаграмма дизайны мәзіріндегі Деректер тобынан Деректерді таңдау таңдаңыз.
Image -
Қалқымалы Дерек көзінтаңдау терезесінде Диаграмма деректерінің ауқымы өрісін басып, деректердегі ұяшықты таңдаңыз. осы бағаналы графикпен көрсеткіңіз келетін электрондық кесте.
Image -
Көрсетіп жатқан деректерге сәйкес болу үшін диаграмма тақырыбын өзгертіңіз. Ось шекараларын 0-ден 100 пайызға дейін жаңартыңыз. Содан кейін диаграмманы көрсеткіңіз келетін сызықша аймағына жылжытыңыз.
Image -
Диаграмма жасағыңыз келетін кез келген басқа жеке деректер нүктелері үшін жолақ диаграммаларын жасау үшін жоғарыдағы бірдей қадамдарды қайталаңыз. Осы өлшемдер үшін ось ауқымын ең аз және максимум етіп жасаңыз. Мысалы, жақсы барометрлік қысым диапазоны 28-32 болады.
Деректер ауқымын дұрыс таңдау маңызды, себебі тек әдепкі мәнді пайдалансаңыз, масштаб деректер үшін тым үлкен болуы мүмкін, бұл негізінен бос жолақты диаграммаларды қалдырады. Оның орнына, ось шкаласының ең төменгі және максималды ұшын деректеріңіздің шекті мүмкін мәндерінен сәл ғана төмен және жоғарырақ ұстаңыз.
Image -
Деректердің трендін көрсету үшін Сызықтық диаграмма жасаңыз. Мысалы, жергілікті аймақ үшін жергілікті температуралар тарихын көрсету үшін ауа-райы веб-сайтының кестесінен импорттауға болатын деректердің соңғы күндерін қамтитын сызықтық диаграмма жасайсыз. Алдымен «Кірістіру» мәзірін таңдап, 2D аймағы диаграммасын таңдаңыз.
Image -
Диаграмма дизайны мәзіріндегі Деректер тобынан Деректерді таңдау таңдаңыз.
Image -
Қалқымалы Дерек көзінтаңдау терезесінде Диаграмма деректер ауқымы өрісін басып, деректердегі ұяшықтарды таңдаңыз. осы сызықтық диаграммамен көрсеткіңіз келетін электрондық кесте.
Image -
Көрсетіп жатқан деректерге сәйкес болу үшін диаграмма тақырыбын өзгертіңіз және диаграмманы көрсеткіңіз келетін сызықша аймағына жылжытыңыз.
Диаграммалар бақылау тақтасына орналастырылған кезде өте икемді. Диаграмма виджетінің орнын, сондай-ақ өлшемі мен пішінін өзгертуге болады. Бұл икемділікті ең аз кеңістікте пайдаланушыға көбірек ақпарат беретін ұйымдастырылған бақылау тақталарын жасау үшін пайдаланыңыз.
Image -
Импортталған парақтардағы жол деректерін көрсету үшін Мәтіндік жәшік жасаңыз. Мысалы, бақылау тақтасында ауа райы туралы ескерту жаңартуларын көру үшін мәтіндік жәшік мазмұнын импортталған деректер парағындағы ұяшыққа байланыстырыңыз. Ол үшін Insert мәзірін таңдаңыз, Мәтін таңдаңыз, содан кейін Мәтіндік жәшік таңдаңыз.
Image -
Тінтуір курсорын формула өрісіне қойып, =теріңіз, содан кейін импортталған деректер кестесіндегі көрсеткіңіз келетін жол деректері бар ұяшықты таңдаңыз.
Image -
Мәтін жолағын таңдап, бақылау тақтасындағы мәтінді көрсету аймағын пішімдеу үшін оң жақтағы Пішім пішімі терезесін пайдаланыңыз.
Image -
Сонымен қатар импортталған деректер парақтарындағы екі деректер нүктесін дөңгелек диаграммалар көмегімен салыстыруға болады. Мысалы, салыстырмалы ылғалдылықты дөңгелек диаграмма түрінде көрсеткіңіз келуі мүмкін. Алдымен көрсеткіңіз келетін деректерді таңдап, Insert мәзірінде 2D Pie диаграммасын таңдаңыз.
Дөңгелек диаграммалар екі немесе одан да көп мәндерді салыстырады. Салыстырмалы ылғалдылық сияқты пайызды көрсетіп жатсаңыз, оны салыстыру үшін екінші мән үшін сол мәнді 100%-дан шегеретін басқа ұяшықты қолмен жасау қажет болуы мүмкін. Бұл жалпы мүмкін болатын 100 пайыздың бөлігі ретінде пайыздық мәнді көрсететін дөңгелек диаграммаға әкеледі.
-
Көрсететін деректерге сәйкес келетін диаграмма тақырыбын өзгертіңіз, содан кейін диаграмманы көрсеткіңіз келетін сызықша аймағына жылжытыңыз.
Image - Деректер диаграммасының әртүрлі түрлерін қосу арқылы деректердің барлық түрін бір ыңғайлы бақылау тақтасында көрсететін пайдалы бақылау тақтасын жасауға болады.
Көрнекі тартымдылық пен түсі бар контекст қосу
Бақылау тақтасына түсінікті етудің тағы бір жолы - жолақ диаграммаларына жақсы болмауы мүмкін деректер аймақтары үшін қызыл сияқты ескерту түсін көрсететін градиент толтыру.
Мысалы, 75% жоғары салыстырмалы ылғалдылық ыңғайсыз екенін көрсеткіңіз келсе, бір жолақты диаграмманың градиент толтыруын сәйкесінше өзгертуге болады. Міне осылай.
-
Бағаналық диаграмманың сыртқы жиегін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Диаграмма аймағын пішімдеу таңдаңыз.
Image -
Диаграмма аймағын пішімдеу тақтасындағы Толтыру белгішесін таңдап, таңдауды Градиент толтыру етіп өзгертіңіз..
Image -
Градиент толтыру сызығының бойындағы әрбір деңгей белгішесін таңдап, түс пен қараңғылықты сол деңгейдің қаншалықты «жақсы» немесе «жаман» екеніне сәйкес өзгертіңіз. Бұл мысалда жоғары салыстырмалы ылғалдылық қою қызыл түске боялады.
Image - Диаграммаға түс контекстін қосу сол деректер нүктесі үшін мағынасы бар әр диаграмма үшін осы процесті қайталаңыз.
Excel бақылау тақталары қалай автоматты түрде жаңартылады
Бақылау тақтасын жасағаннан кейін графиканы жаңарту үшін ештеңе істеудің қажеті жоқ. Осы диаграммалар мен виджеттердегі барлық деректер келесідей жаңартылады:
- Импортталған деректері бар парақтар деректерді импорттауды алғаш жасаған кезде орнатқан күнде жаңартылады.
- Импортталған парақтардағы деректерді түзету немесе қайта пішімдеу үшін жасалған кез келген қосымша парақтар сол парақтардағы жаңа деректермен жаңартылады.
- Бақылау тақтасындағы әрбір виджет сол диаграммаларды жасаған кезде таңдаған ауқымдарыңыз үшін жаңартылған парақтардағы жаңа деректерді көрсету үшін автоматты түрде жаңартылады.
Бұл жаңартулар Excel ашық болған кезде автоматты түрде орындалады.
Excel бақылау тақталарын пайдалану жолы
Excel бағдарламасында бақылау тақталарын жасау әртүрлі себептерге байланысты пайдалы болуы мүмкін. Дегенмен, барлығын орындайтын бір бақылау тақтасын құруға тырыспастан, оларды белгілі бір қажеттілікке негізделген жасау маңызды.
Мысалы, егер сіз сату менеджері болсаңыз және сату тобының жұмысын бақылауға қызығушылық танытсаңыз, онда сату менеджерінің бақылау тақтасы сату өнімділігіне қатысты негізгі өнімділік көрсеткіштеріне (KPI) назар аударуы керек.
Бұндай бақылау тақтасы сату өнімділігіне қатысы жоқ ақпаратты қамтымауы керек, әйтпесе бақылау тақтасы тым шағылысуы мүмкін. Кеңселенген бақылау тақтасы маңызды деректер қатынастары мен үлгілерін көруді қиындатады.
Бақылау тақталарын құру кезінде ескерілетін басқа да мәселелер:
- Дұрыс деректер үшін дұрыс диаграммаларды пайдаланыңыз.
- Бүкіл бақылау тақтасында тым көп түстерді пайдаланбаңыз.
- Ұқсас деректер мен диаграмма түрлері бар бақылау тақтасын ортақ блоктарда орналастырыңыз.
- Әр диаграмманың қарапайым белгілерді көрсететініне және тым бос емес екеніне көз жеткізіңіз.
- Виджеттерді маңыздылық иерархиясы бойынша реттеңіз, ең маңызды ақпарат бақылау тақтасының жоғарғы сол жағында орналасқан.
- Сандар нашар болған кезде олардың қызыл, ал жақсы болғанда жасыл болатынына көз жеткізу үшін шартты пішімдеуді пайдаланыңыз.
Ең бастысы, ақпаратты және пайдалану қызықты бақылау тақталарын жасау үшін шығармашылықты пайдаланыңыз.
