Жаңадан бастаушыларға арналған Microsoft Excel негізгі оқулығы

2024 Автор: Abigail Brown | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 06:53

Excel - деректерді сақтау, ұйымдастыру және өңдеу үшін пайдаланылатын электрондық кесте бағдарламасы. Деректер әдетте жұмыс парағындағы бағандар мен жолдар қатарында ұйымдастырылған жеке ұяшықтарда сақталады; бағандар мен жолдардың бұл жинағы кесте деп аталады.

Электрондық кестелер бағдарламалары формулаларды пайдаланып деректер бойынша есептеулерді де орындай алады. Жұмыс парағындағы ақпаратты табуды және оқуды жеңілдету үшін Excel бағдарламасында жеке ұяшықтарға, жолдарға, бағандарға және деректердің бүкіл кестелеріне қолдануға болатын бірқатар пішімдеу мүмкіндіктері бар.

Excel бағдарламасының соңғы нұсқаларындағы әрбір жұмыс парағында бір жұмыс парағында миллиардтаған ұяшықтар болғандықтан, әрбір ұяшықта формулаларда, диаграммаларда және бағдарламаның басқа мүмкіндіктерінде сілтеме жасауға болатын ұяшық сілтемесі ретінде белгілі мекенжайы болады.

Осы оқулықтағы тақырыптар:

• Деректерді кестеге енгізу
• Жұмыс парағының жеке бағандарын кеңейту
• Жұмыс парағына ағымдағы күн мен аталған ауқымды қосу
• Шегерім формуласын қосу
• Таза жалақы формуласын қосу
• Формулаларды толтыру тұтқасымен көшіру
• Деректерге сан пішімдеуін қосу
• Ұяшық пішімдеуін қосу

Деректерді жұмыс парағына енгізу

Жұмыс парағының ұяшықтарына деректерді енгізу әрқашан үш қадамды процесс болып табылады; бұл қадамдар келесідей:

1. Деректерді жібергіңіз келетін ұяшықты басыңыз.
2. Деректерді ұяшыққа теріңіз.
3. Пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз немесе тінтуірмен басқа ұяшықты басыңыз.

Айтылғандай, жұмыс парағындағы әрбір ұяшық ұяшық орнында қиылысатын баған әрпі мен жол нөмірінен тұратын мекенжай немесе ұяшық сілтемесі арқылы анықталады. Ұяшық сілтемесін жазған кезде әрқашан алдымен баған әрпінен кейін жол нөмірі жазылады – мысалы, A5, C3 немесе D9

Осы оқулық үшін деректерді енгізген кезде деректерді дұрыс жұмыс парағы ұяшықтарына енгізу маңызды. Келесі қадамдарда енгізілген формулалар қазір енгізілген деректердің ұяшық сілтемелерін пайдаланады.

Осы оқулықты орындау үшін барлық деректерді бос Excel жұмыс парағына енгізу үшін жоғарыдағы суретте көрсетілген деректердің ұяшық сілтемелерін пайдаланыңыз.

Excel бағдарламасындағы бағандарды кеңейту

Әдепкі бойынша ұяшықтың ені деректер оң жақтағы келесі ұяшыққа таралмай тұрып, кез келген деректер жазбасының тек сегіз таңбасын көрсетуге мүмкіндік береді. Оң жақтағы ұяшықтар немесе ұяшықтар бос болса, енгізілген деректер жұмыс парағында Қызметкерлерге арналған шегерім есептеулері A1 ұяшығына енгізілген жұмыс парағының тақырыбымен көрсетілгендей көрсетіледі.

Егер оң жақтағы ұяшықта деректер болса, бірінші ұяшықтың мазмұны алғашқы сегіз таңбаға дейін қысқартылады. Алдыңғы қадамда енгізілген деректердің бірнеше ұяшықтары, мысалы Шегерім жылдамдығы: белгісі B3 және Томпсон A. A8 ұяшығына енгізілген ұяшықтар қысқартылды, себебі оң жақтағы ұяшықтарда деректер бар.

Деректердің толық көрінуі үшін бұл мәселені түзету үшін сол деректерді қамтитын бағандарды кеңейту қажет. Барлық Microsoft бағдарламалары сияқты, бағандарды кеңейтудің бірнеше жолы бар. Төмендегі қадамдар тінтуірдің көмегімен бағандарды кеңейту жолын қамтиды.

Жұмыс парағының жеке бағандарын кеңейту

1. Тінтуір меңзерін баған тақырыбындағы A және B бағандарының арасындағы жолға қойыңыз.
2. Меңзер екі жақты көрсеткіге өзгереді.
3. Тінтуірдің сол жақ түймешігін басып, ұстап тұрыңыз және екі жақты көрсеткіні А бағанын бүкіл жазбаға дейін кеңейту үшін оңға сүйреңіз Томпсон А. көрінеді.
4. Деректерді қажетінше көрсету үшін басқа бағандарды кеңейтіңіз.

Баған ені және жұмыс парағы тақырыптары

Жұмыс парағының тақырыбы A бағанындағы басқа белгілермен салыстырғанда өте ұзын болғандықтан, егер бұл баған бүкіл тақырыпты A1 ұяшығында көрсету үшін кеңейтілген болса, жұмыс парағы біртүрлі болып қана қоймайды, сонымен қатар сол жақтағы белгілер мен деректердің басқа бағандары арасындағы бос орындар болғандықтан жұмыс парағын пайдалануды қиындатады.

1-жолда басқа жазбалар болмағандықтан, тақырыпты сол қалпында қалдыру дұрыс емес – оң жақтағы ұяшықтарға төгілу. Сонымен қатар, Excel бағдарламасында біріктіру және орталық деп аталатын мүмкіндік бар, ол кейінірек қадамда тақырыпты деректер кестесінің үстіне жылдам ортаға салу үшін пайдаланылады.

Күнді және атаулы ауқымды қосу

Электрондық кестеге күнді қосу қалыпты жағдай - бұл парақтың соңғы рет қашан жаңартылғанын көрсету үшін жиі. Excel бағдарламасында күнді жұмыс парағына енгізуді жеңілдететін күн функциялары саны бар. Функциялар - жұмыс парағына күн қосу сияқты жиі орындалатын тапсырмаларды орындауды жеңілдету үшін Excel бағдарламасындағы кірістірілген формулалар ғана.

БҮГІН функциясын пайдалану оңай, себебі оның аргументтері жоқ – бұл функция жұмыс істеуі үшін оған жеткізілуі керек деректер. БҮГІН функциясы да Excel бағдарламасының өзгермелі функцияларының бірі болып табылады, яғни ол қайта есептеу кезінде өзін жаңартады – бұл әдетте жұмыс парағы ашылған кезде болады.

БҮГІН функциясымен күнді қосу

Төмендегі қадамдар жұмыс парағының C2 ұяшығына БҮГІН функциясын қосады.

1. Белсенді ұяшық ету үшін C2 ұяшығын басыңыз.
2. лентаның Формулалар қойындысын басыңыз.
3. Күн функцияларының тізімін ашу үшін таспадағы Күн және уақыт опциясын басыңыз.
4. Formula Builder ашу үшін Today функциясын басыңыз.
5. Функцияға кіріп, жұмыс парағына оралу үшін жолақтағы Дайын түймесін басыңыз.
6. Ағымдағы күн C2 ұяшығына қосылуы керек.

Күннің орнынаТаңбаларды көру

Егер C2 ұяшығында БҮГІН функциясын қосқаннан кейін күннің орнынаұяшықта хэштег таңбаларының қатары пайда болса, бұл себебі ұяшық пішімделген деректерді көрсету үшін жеткілікті кең емес.

Бұрын айтылғандай, пішімделмеген сандар немесе мәтіндік деректер ұяшық үшін тым кең болса, оң жақтағы бос ұяшықтарға түседі. Валюта, күндер немесе уақыт сияқты белгілі бір сан түрі ретінде пішімделген деректер, бірақ олар орналасқан ұяшықтан кеңірек болса, келесі ұяшыққа өтпейді. Оның орнына олар қатесін көрсетеді.

Мәселені түзету үшін оқулықтың алдыңғы қадамында сипатталған әдісті пайдаланып C бағанын кеңейтіңіз.

Аталған аумақ қосу

атаулы диапазон диапазонды анықтауды жеңілдету үшін бір немесе бірнеше ұяшықтарға атау берілгенде жасалады. Аты аталған ауқымдарды функцияларда, формулаларда және диаграммаларда пайдаланған кезде ұяшық сілтемесін ауыстыру ретінде пайдалануға болады. Атаулы ауқымдарды жасаудың ең оңай жолы - жұмыс парағының жоғарғы сол жақ бұрышында жол нөмірлерінің үстінде орналасқан атау жолағын пайдалану.

Бұл оқулықта қызметкерлердің жалақысына қолданылатын шегерім мөлшерлемесін анықтау үшін C6 ұяшығына ставка атауы беріледі. Атаулы ауқым шегерім формуласында пайдаланылады, ол C6 - C9 ұяшықтарына қосылады жұмыс парағы.

1. Жұмыс парағында C6 ұяшығын таңдаңыз.
2. Атау жолағына теріп, пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз
3. C6 ұяшығы енді атауға ие.

Бұл атау оқулықтың келесі қадамында Шегерім формулаларын жасауды жеңілдету үшін пайдаланылады.

Қызметкерлерден шегерім формуласын енгізу

Excel формулалары жұмыс парағына енгізілген сандық деректер бойынша есептеулерді орындауға мүмкіндік береді. Excel формулаларын қосу немесе алу сияқты негізгі сандарды қысқарту үшін, сондай-ақ тест нәтижелері бойынша студенттің орташа мәнін табу және ипотекалық төлемдерді есептеу сияқты күрделірек есептеулер үшін пайдалануға болады.

• Excel бағдарламасындағы формулалар әрқашан тең белгісімен басталады (=).
• Теңдік белгісі әрқашан жауап шығатын ұяшыққа жазылады.
• Формула пернетақтадағы Enter пернесін басу арқылы аяқталады.

Формулалардағы ұяшық сілтемелерін пайдалану

Excel бағдарламасында формулаларды жасаудың кең тараған жолы формула деректерін жұмыс парағының ұяшықтарына енгізуді, содан кейін деректердің орнына формуладағы деректерге арналған ұяшық сілтемелерін пайдалануды қамтиды.

Бұл тәсілдің басты артықшылығы, егер кейінірек деректерді өзгерту қажет болса, формуланы қайта жазудың орнына ұяшықтардағы деректерді ауыстырудың қарапайым мәселесі болып табылады. Дерек өзгерген кезде формуланың нәтижелері автоматты түрде жаңартылады.

Формулалардағы атаулы ауқымдарды пайдалану

Ұяшық сілтемелерінің баламасы - алдыңғы қадамда жасалған атаулы ауқым сияқты пайдаланылатын аталған ауқымдар.

Формулада аталған ауқым ұяшық сілтемесі сияқты жұмыс істейді, бірақ ол әдетте әртүрлі формулаларда бірнеше рет пайдаланылатын мәндер үшін пайдаланылады – мысалы, зейнетақы немесе медициналық жәрдемақы, салық үшін шегерім мөлшерлемесі жылдамдық немесе ғылыми тұрақты – ал ұяшық сілтемелері нақты деректерге тек бір рет сілтеме жасайтын формулаларда тиімдірек.

Қызметкерлерден шегерім формуласын енгізу

C6 ұяшығында жасалған бірінші формула қызметкер Б. Смиттің жалпы жалақысын C3 ұяшығындағы шегерім мөлшерлемесіне көбейтеді..

C6 ұяшығындағы дайын формула: болады

=B6тариф
Формуланы енгізу үшін меңзеуді пайдалану
Жоғарыдағы формуланы C6 ұяшығына теріп, дұрыс жауап пайда болғанымен, теру арқылы жасалатын қателер мүмкіндігін азайту үшін формулаларға ұяшық сілтемелерін қосу үшін меңзеуді қолданған дұрыс. қате ұяшық сілтемесі.
Меңзерлеу формулаға ұяшық сілтемесін немесе атаулы ауқымды қосу үшін тінтуір меңзерімен деректері бар ұяшықты шертуді қамтиды.

Белсенді ұяшық ету үшін C6 ұяшығын басыңыз.
Формуланы бастау үшін C6 ұяшығына тең белгісін (=) теріңіз.
Теңдік белгісінен кейін формулаға ұяшық сілтемесін қосу үшін B6 ұяшығын тінтуірдің меңзерімен басыңыз.
Ұяшық сілтемесінен кейін C6 ұяшығына көбейту белгісін () теріңіз.
Формулаға атаулы ауқымды қосу үшін C3 ұяшығын тінтуірдің меңзерімен басыңыз.
Формуланы аяқтау үшін пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз.
2747.34 жауабы C6 ұяшығында болуы керек.
Формуланың жауабы C6 ұяшығында көрсетілгенімен, сол ұяшықты басу формуланы көрсетеді, =B6баға, жұмыс парағының үстіндегі формула жолында


Таза жалақы формуласын енгізу





Бұл формула D6 ұяшығында жасалған және бірінші формулада есептелген шегерім сомасын Жалпы жалақы арқылы шегеру арқылы қызметкердің таза жалақысын есептейді.. D6 ұяшығындағы дайын формула: болады
=B6 - C6

Белсенді ұяшық ету үшін D6 ұяшығын басыңыз.
Теңдік белгісін (=) D6 ұяшығына теріңіз.
Теңдік белгісінен кейін формулаға ұяшық сілтемесін қосу үшін B6 ұяшығын тінтуірдің меңзерімен басыңыз.
Ұяшық сілтемесінен кейін D6 ұяшығына минус белгісін (- ) теріңіз.
Формула сілтемесі сол ұяшыққа тінтуір меңзерімен C6 ұяшығын басыңыз.
Формуланы аяқтау үшін пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз.
43, 041.66 жауабы D6 ұяшығында болуы керек.

Салыстырмалы ұяшық сілтемелері және формулаларды көшіру
Әзірге Шегерімдер және Таза жалақы формулалары жұмыс парағындағы тек бір ұяшыққа қосылды – C6 және D6 тиісінше. Нәтижесінде жұмыс парағы қазіргі уақытта тек бір қызметкерге арналған - B. Смит.
Әр формуланы басқа қызметкерлер үшін қайта жасау сияқты көп уақытты қажет ететін тапсырманы орындаудың орнына, Excel белгілі бір жағдайларда формулаларды басқа ұяшықтарға көшіруге рұқсат береді. Бұл жағдайлар көбінесе формулаларда салыстырмалы ұяшық сілтемесі ретінде белгілі ұяшық сілтемесінің белгілі бір түрін пайдалануды қамтиды.
Алдыңғы қадамдардағы формулаларға енгізілген ұяшық сілтемелері салыстырмалы ұяшық сілтемелері болды және формулаларды көшіруді мүмкіндігінше қарапайым ету үшін олар Excel бағдарламасындағы ұяшық сілтемесінің әдепкі түрі болып табылады.
Оқулықтағы келесі қадам барлық қызметкерлерге арналған деректер кестесін толтыру үшін екі формуланы төмендегі жолдарға көшіру үшін Толтыру тұтқасы пайдаланады.

Формулаларды толтыру тұтқасымен көшіру





толтыру тұтқасы - белсенді ұяшықтың төменгі оң жақ бұрышындағы кішкентай қара нүкте немесе шаршы. Толтыру тұтқасы ұяшық мазмұнын іргелес ұяшықтарға көшіруді қоса алғанда, бірқатар мақсаттарға ие. ұяшықтарды сандар сериясымен немесе мәтіндік белгілермен толтыру және формулаларды көшіру.
Оқулықтың осы қадамында толтыру дескрипті Шегерім және желіні көшіру үшін пайдаланылады. Жалақы формулалары C6 және D6 бастап C9 жәнеұяшықтарына дейін D9.
Формулаларды толтыру тұтқасымен көшіру

Жұмыс парағындағы B6 және C6 ұяшықтарын бөлектеңіз.
Тінтуір меңзерін D6 ұяшығының төменгі оң жақ бұрышындағы қара шаршының үстіне қойыңыз – көрсеткіш қосу белгісіне өзгереді (+).
Тінтуірдің сол жақ түймесін басып тұрып, толтыру тұтқасын C9 ұяшығына сүйреңіз.
Тінтуір түймесін босатыңыз – C7 - C9 ұяшықтары Шегерім нәтижелерін қамтуы керекформула және ұяшықтары D7 - D9 Таза жалақы формуласы.


Excel бағдарламасында сандарды пішімдеуді қолдану





Сандарды пішімдеу ұяшықтағы деректер түрін анықтауға және оны оқуды жеңілдетуге көмектесетін валюта таңбаларын, ондық белгілерді, пайыз белгілерін және басқа белгілерді қосуды білдіреді.
Процент белгісін қосу

Оны бөлектеу үшін C3 ұяшығын таңдаңыз.
лентаның Басты қойындысын басыңыз.
Жалпы опциясын басып, Сан форматы ашылмалы мәзірін ашыңыз.
Мәзірдегі Процент опциясын C3 ұяшығындағы мән пішімін 0,06-дан 6%-ға дейін өзгерту үшін басыңыз.

Валюта белгісін қосу

Оларды бөлектеу үшін D6 - D9 ұяшықтарын таңдаңыз.
ТаспаныңНегізгі қойындысында ашу үшін Жалпы опциясын басыңыз. Сан пішімі ашылмалы мәзірі.
D6 ұяшықтарындағы мәндердің пішімдеуін D9 етіп өзгерту үшін мәзірдегі Валюта түймесін басыңыз.екі ондық таңбалы валютаға.


Excel бағдарламасында ұяшық пішімдеуін қолдану





Ұяшық пішімдеу мәтінге немесе сандарға қалың пішімдеуді қолдану, деректерді туралауды өзгерту, ұяшықтарға жиектер қосу немесе ұяшықтағы деректердің көрінісін өзгерту үшін біріктіру және орталық мүмкіндігін пайдалану сияқты пішімдеу опцияларына жатады.
Бұл оқулықта жоғарыда аталған ұяшық пішімдері дайын жұмыс парағына сәйкес келетіндей жұмыс парағындағы арнайы ұяшықтарға қолданылады.
Қоң шрифт қосу

Оны бөлектеу үшін A1 ұяшығын таңдаңыз.
таспаның Басты бет қойындысын басыңыз.
A1 ұяшығындағы деректерді қалыңдау үшін жоғарыдағы суретте анықталғандай Қалың пішімдеу опциясын басыңыз.
A5 ұяшықтарындағы деректерді қалың бояу үшін жоғарыдағы қадамдар тізбегін қайталаңыз D5.

Деректерді туралауды өзгерту
Бұл қадам орталыққа туралау үшін бірнеше ұяшықтардың әдепкі солға туралануын өзгертеді.

Оны бөлектеу үшін C3 ұяшығын таңдаңыз.
Таспаның Негізгі қойындысын басыңыз.
Деректерді C3 ұяшығында орталау үшін жоғарыдағы суретте көрсетілгендей Орталық туралау опциясын басыңыз.
A5 ұяшықтарындағы деректерді D5-ге ортасына туралау үшін жоғарыдағы қадамдар тізбегін қайталаңыз.

Ұяшықтарды біріктіру және орталықтандыру
Біріктіру және Орталық опциясы таңдалғандардың санын бір ұяшыққа біріктіреді және жаңа біріктірілген ұяшықтағы ең сол жақ ұяшықтағы деректер енгізуін ортаға салады. Бұл қадам жұмыс парағы тақырыбын біріктіреді және ортаға салады - Қызметкерлерге арналған шегерім есептеулері.

Оларды бөлектеу үшін A1 - D1 ұяшықтарын таңдаңыз.
таспаның Негізгі қойындысын басыңыз.
А1 ұяшықтарын D1 біріктіру үшін жоғарыдағы суретте көрсетілгендей Біріктіру және Орталық опциясын басыңыз.және тақырыпты осы ұяшықтардың ортасына қойыңыз.

Ұяшықтарға төменгі жиектерді қосу
Бұл қадам 1, 5 және 9-жолдардағы деректері бар ұяшықтарға төменгі жиектерді қосады

Біріктірілген A1 ұяшығын бөлектеу үшін D1 таңдаңыз.
Таспаның Негізгі қойындысын басыңыз.
Жоғарыдағы суретте анықталғандай Шекара опциясының жанындағы төмен көрсеткіні нұқып, жиектер ашылмалы мәзірін ашыңыз.
Біріктірілген ұяшықтың төменгі жағына жиек қосу үшін мәзірдегі Төменгі шекара опциясын басыңыз.
Төменгі жиекті A5 - D5 және A9 ұяшықтарына қосу үшін жоғарыдағы қадамдар тізбегін қайталаңыз. - D9.